Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les espaces, puis les inscriptions, les bénévoles et la logistique. Prévoyez un point d’accueil visible, des activités clairement identifiées et un itinéraire imprimé pour guider les visiteurs. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les branchements électriques et le stockage au frais. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les espaces et les activités
2 personnes
3
Inscrire la journée portes ouvertes auprès du conseil d’administration
4
Faire des réservations pour le lieu
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
8
Publier l'événement en ligne
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Briefer les animateurs d’activités
2 personnes
13
Calculer les quantités de catering
14
Confirmer les livraisons
15
Imprimer le programme et l’itinéraire
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer la liste de présence
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Stocker les courses au frais
2 personnes
21
Trier le matériel par activité
3 personnes
22
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier la sécurité du lieu
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter l’entrée et la table d’accueil
2 personnes
27
Aménager les espaces d’activités
5 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
30
Installer le point café et boissons
3 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
34
Préparer le matériel d’activités
5 personnes
35
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
36
Faire le briefing des animateurs d’activités
8 personnes
37
Effectuer le contrôle final de la salle
2 personnes

Événement

38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
40
Présenter le programme
2 personnes
41
Accompagner les visites guidées
3 personnes
42
Encadrer les ateliers
8 personnes
43
Assurer les démonstrations
4 personnes
44
Tenir le stand d'information
2 personnes
45
Inscrire les nouveaux membres
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Encadrer les séances photo
54
Assurer les annonces
55
Encadrer le programme du soir
5 personnes
56
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel d’activité
4 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Collecter et trier les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer les espaces
4 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement
71
Partager des photos avec les visiteurs
72
Mettre à jour l’administration des membres

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d’accueil
Chaises pliantesqté 10
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Appareil photo
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Couverts de serviceqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les espaces avant de diffuser l’invitation. Gardez une version courte du programme pour l’affiche et une version détaillée avec l’itinéraire pour les visiteurs inscrits.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi calculer les quantités de catering et prévenir les responsables de l’accueil.
Répartissez les bénévoles par créneau et par zone, puis briefez les animateurs avant le jour J. Prévoyez au moins une personne à la table d’accueil pendant toute la période d’arrivée.
Testez la technique et l’éclairage avant l’ouverture, notamment le vidéoprojecteur, les haut-parleurs, le microphone et les rallonges. Faites ce test avec les branchements réellement utilisés, pas uniquement avec le matériel posé sur place.
Ouvrez le lieu assez tôt pour vérifier la sécurité, installer les tables et les chaises, trier le matériel par activité et stocker les courses au frais. Une dernière vérification 60 minutes avant l’arrivée du public laisse encore le temps de corriger un oubli.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, les réservations et les inscriptions peuvent être lancées tôt, tandis que les quantités de catering et le planning final se confirment dans les 7 derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis publiez un rappel environ 7 jours avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions quelques jours avant afin d’ajuster les badges, la liste de présence et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne par activité en cours et une personne disponible pour la logistique. Pour 4 activités simultanées, comptez donc au moins 6 bénévoles, avec un renfort aux heures d’arrivée.
À quelle heure installer la salle avant l’ouverture ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez les 60 dernières minutes pour la vérification de sécurité, le test de la technique, la mise en place de l’accueil et l’impression de la liste de présence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.