Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf

Ein Tag der offenen Tür gelingt, wenn Besucher jederzeit wissen, wohin sie gehen und wer ansprechbar ist. Lege zuerst Datum, Programm, Räume und Aktivitäten fest, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Danach folgen Anmeldung, Verpflegung, Material und Technik. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Aufbau, Sicherheitsprüfung und einen vollständigen Techniktest ein. Besonders häufig werden Namensschilder, gekühlte Lebensmittel, Verlängerungskabel und eine klare Route zwischen den Aktivitäten zu spät vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Aktivitäten festlegen
2 Personen
3
Tag der offenen Tür beim Vorstand anmelden
4
Reservierungen für die Location vornehmen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbeplakat verteilen
2 Personen
8
Online-Event veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Aktivitätsleiter briefen
2 Personen
13
Cateringmengen berechnen
14
Lieferungen bestätigen
15
Programm und Route drucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Anwesenheitsliste drucken
18
Bestand prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
21
Materialien nach Aktivität sortieren
3 Personen
22
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Veranstaltungsort auf Sicherheit prüfen
2 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Eingangs- und Empfangstisch aufbauen
2 Personen
27
Aktivitätsbereiche einrichten
5 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
30
Kaffee- und Getränkestand aufbauen
3 Personen
31
Snacks vorbereiten
4 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
34
Material für Aktivitäten bereitlegen
5 Personen
35
Briefing für das Empfangsteam durchführen
3 Personen
36
Briefing für Aktivitätsleiter halten
8 Personen
37
Letzte Raumkontrolle durchführen
2 Personen

Event

38
Besucher empfangen
3 Personen
39
Anmeldungen erfassen
2 Personen
40
Programm vorstellen
2 Personen
41
Führungen begleiten
3 Personen
42
Workshops betreuen
8 Personen
43
Vorführungen durchführen
4 Personen
44
Infostand besetzen
2 Personen
45
Neue Mitglieder anmelden
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Geschirr sammeln
2 Personen
50
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
53
Fotomomente begleiten
54
Ankündigungen organisieren
55
Abendprogramm betreuen
5 Personen
56
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Aktivitätenmaterialien sammeln
4 Personen
58
Catering aufräumen
3 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Räume reinigen
4 Personen
64
Toiletten reinigen
2 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
68
Restbestand einlagern
2 Personen
69
Fundgegenstände registrieren
70
Dankesnachricht versenden
71
Fotos mit Besuchern teilen
72
Mitgliederverwaltung aktualisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
Empfangstisch
KlappstühleAnz. 10
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Fotokamera
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12
WhiteboardsAnz. 3
WhiteboardmarkerAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServierbesteckAnz. 12
KühlmattenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
ScherenAnz. 6
KlebestiftAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Staubsauger
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Besucherführung zuerst fest: Drucke für jeden Empfangstisch eine Route mit Uhrzeiten und Aktivitäten aus und halte zusätzlich einige Exemplare für spontane Gäste bereit.
Teile Freiwillige nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Zeitfenstern ein. Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für Fragen und pro laufender Aktivität eine eingewiesene Leitung ein.
Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und bestätige die Cateringlieferung zwei bis drei Tage vor dem Termin. So kannst du Mengen anpassen und gekühlte Lebensmittel rechtzeitig lagern.
Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Laptops am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. Prüfe dabei auch Steckdosen und Verlängerungskabel in den vorgesehenen Räumen.
Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste, Materialkisten und Servierutensilien am Vorabend vor. Öffne den Veranstaltungsort mindestens zwei Stunden vorher, stelle Tische und Stühle auf und kontrolliere Fluchtwege sowie Stolperstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und der Anmeldung beim Vorstand. Einladungen und Online-Ankündigungen sollten mindestens drei Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Organisation vor Ort und je Aktivität eine eingewiesene Leitung ein. Bei mehreren Räumen sollte zusätzlich eine Person Besucher zwischen den Stationen unterstützen.
Wann sollte das Catering für einen Tag der offenen Tür bestellt werden?: Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis etwa eine Woche vorher und berechne danach die Mengen. Bestätige Lieferung, Kühlung und Ausgabe spätestens zwei bis drei Tage vor der Veranstaltung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?: Rechne mit mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Empfang, Beschilderung, Material, Technik und Sicherheitsprüfung. Für einen Techniktest mit Beamer, Lautsprechern und Mikrofon solltest du zusätzlich 30 Minuten einplanen.

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