Organiser une journée portes ouvertes dans un centre culturel

Une journée portes ouvertes réussie commence par un programme réaliste, pas par les invitations. Définissez d’abord les espaces, les activités et les créneaux, puis confirmez les salles, les intervenants et les besoins techniques. Les inscriptions, la signalétique et le planning des bénévoles doivent être prêts avant la communication finale. Prévoyez aussi l’accueil, les visites guidées, les ateliers et le catering en fonction du nombre réel de participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Inventorier les espaces et les activités
2 personnes
3
Réserver des salles
4
Contacter les participants et le personnel
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les inscriptions aux ateliers
12
Publier le programme en ligne
13
Planifier les visites guidées
2 personnes
14
Informer les exposants et les créateurs
2 personnes
15
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
16
Calculer les quantités de catering
2 personnes
17
Commander les courses
18
Faire réaliser les imprimés
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Concevoir la signalétique
2 personnes
21
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
22
Vérifier l'accès et le stationnement
2 personnes
23
Imprimer les programmes
2 personnes
24
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
25
Vérifier le matériel d'exposition
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
28
Nettoyer les espaces
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les expositions
4 personnes
31
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Tester la technique et l’éclairage
3 personnes
34
Installer le comptoir d'information
2 personnes
35
Préparer la table d'inscription
2 personnes
36
Préparer les badges et les brochures
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
44
Distribuer les informations du programme
2 personnes
45
Accompagner les visites guidées
3 personnes
46
Encadrer les ateliers
6 personnes
47
Annoncer les spectacles
48
Gérer la technique pendant les prestations
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Collecter la vaisselle
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
54
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Démonter les expositions
4 personnes
58
Ranger le matériel d’atelier
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer les espaces
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Répondre aux messages des visiteurs
68
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Couverts de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8
Plaques à inductionqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 12
Murs photoqté 2
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12

Matériel d'atelier

Bloc-notesqté 80
Stylos à billeqté 100
Crayons de couleurqté 10
Feutres de couleurqté 10
Papier à dessinqté 300
Tabliersqté 30
Tapis d'argileqté 20
Pâte à modelerqté 15
Pinceauxqté 40
Palettes de peintureqté 20
Sets de peinture acryliqueqté 10

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Supports de badges nominatifsqté 150
Brochures du programmeqté 250
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Plateaux pour espècesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de réserver les salles : prévoyez un créneau distinct pour chaque visite guidée et gardez au moins 15 minutes entre deux groupes.
Lancez les invitations dès que les activités sont confirmées, puis envoyez le programme en ligne au moins 7 jours avant l’ouverture. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Demandez les besoins techniques des exposants et des créateurs au plus tard 10 jours avant l’événement. Testez ensuite le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes et les microphones dans les espaces prévus.
Calculez les boissons et le catering à partir des inscriptions confirmées, puis commandez les courses 3 à 5 jours avant. Gardez une réserve pour l’accueil spontané, sans installer toute la vaisselle trop tôt.
Établissez le planning des bénévoles au moins 7 jours avant et attribuez une personne à l’accueil, une aux ateliers et une aux visites. Préparez les badges, les programmes imprimés et la signalétique la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer le programme et les espaces, puis les inscriptions, la communication et la logistique se construisent progressivement.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les dès que la date, les activités et les horaires sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Faites un rappel 7 jours avant avec le programme en ligne et les informations d’accès.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par atelier en cours et 1 responsable des visites guidées. Pour plusieurs activités simultanées, ajoutez une personne de coordination afin d’éviter les absences aux postes clés.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Contrôlez le matériel d’exposition et d’atelier 3 à 5 jours avant, puis installez la signalétique et les badges la veille. Faites le test technique final au moins 2 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.