Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un centro cultural
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el programa, los espacios y el flujo de visitantes se cierran en ese orden. Empieza por decidir qué actividades habrá, cuánto dura cada una y qué salas necesita cada propuesta. Después coordina a participantes y personal, abre las inscripciones y prepara la información que el público necesitará al llegar. Las visitas guiadas, los talleres y las exposiciones requieren controles distintos, así que no conviene dejarlos para la última semana.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
- 2
Inventariar espacios y actividades
2 personas
- 3
Hacer reservas de salas
- 4
Contactar con los participantes y el personal
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar promoción en redes sociales
- 8
Distribuir carteles
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Confirmar inscripciones al taller
- 12
Publicar el programa en línea
- 13
Programar visitas guiadas
2 personas
- 14
Instruir a expositores y creadores
2 personas
- 15
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 16
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 17
Pedir la compra
- 18
Encargar material impreso
- 19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 20
Diseñar la señalización
2 personas
- 21
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 22
Comprobar acceso y aparcamiento
2 personas
- 23
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 24
Reunir los materiales del taller
3 personas
- 25
Comprobar el material de exposición
2 personas
- 26
Hacer la compra
3 personas
- 27
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 28
Limpiar espacios
4 personas
- 29
Montar mesas y sillas
4 personas
- 30
Montar las exposiciones
4 personas
- 31
Montar las salas del taller
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Probar la técnica y la iluminación
3 personas
- 34
Montar el mostrador de información
2 personas
- 35
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 36
Preparar tarjetas de nombre y folletos
2 personas
- 37
Preparar café y té
3 personas
- 38
Preparar aperitivos
4 personas
- 39
Enfriar las bebidas
2 personas
- 40
Colocar la señalización
2 personas
- 41
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
- 42
Recibir a los visitantes
4 personas
- 43
Registrar inscripciones
3 personas
- 44
Repartir la información del programa
2 personas
- 45
Guiar visitas
3 personas
- 46
Guiar talleres
6 personas
- 47
Anunciar las actuaciones
- 48
Operar la técnica durante las actuaciones
2 personas
- 49
Servir café y té
3 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Recoger la vajilla
2 personas
- 53
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 54
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
- 55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 56
Apagar el equipo
2 personas
- 57
Desmontar las exposiciones
4 personas
- 58
Recoger el material del taller
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Limpiar espacios
4 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Guardar el stock restante
2 personas
- 66
Registrar objetos perdidos
- 67
Responder a los mensajes de los visitantes
- 68
Archivar fotos y archivos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 150
- Papeleracant. 10
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencoscant. 20
- Pinzas de servircant. 8
- Placas de induccióncant. 2
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 3
- Datáfonos móvilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables de cargacant. 10
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 150
- Arreglos floralescant. 8
- Mantelescant. 12
- Paredes para fotoscant. 2
- Pizarrascant. 8
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 12
Material del taller
- Libretas de escrituracant. 80
- Bolígrafoscant. 100
- Lápices de colorescant. 10
- Rotuladores de colorescant. 10
- Papel para dibujarcant. 300
- Delantalescant. 30
- Alfombrillas de arcillacant. 20
- Arcilla para modelarcant. 15
- Pincelescant. 40
- Paletas de pinturacant. 20
- Sets de pintura acrílicacant. 10
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Portanombrescant. 150
- Folletos del programacant. 250
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Bandejas para efectivocant. 3
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradorascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha y el programa, y después reserva las salas. Deja al menos 2 semanas entre la confirmación del programa y la publicación de invitaciones, carteles y horarios.
- Para cada taller o visita guiada, registra el aforo y las preferencias dietéticas en el momento de la inscripción. Confirma las plazas de los talleres entre 3 y 5 días antes para reducir ausencias.
- Pide a expositores y creadores sus necesidades técnicas con al menos 10 días de margen. Comprueba antes del montaje que funcionan el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y los portátiles.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas, no de una estimación general. Prepara también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, termos y neveras portátiles para que el servicio no dependa de una sola zona.
- Haz una prueba del recorrido antes de abrir: entrada, recepción, salas, aseos, exposición, aparcamiento y salida. Coloca la señalización y los folletos del programa el mismo día, y asigna por escrito turnos de voluntariado de 2 a 3 horas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las salas y contacta con participantes durante las primeras 2 semanas; deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, imprimir materiales y revisar el montaje.
- ¿Cuándo conviene abrir las inscripciones para los talleres?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada, cuando el programa y los horarios ya estén publicados. Cierra o revisa la lista de plazas 3 días antes para poder confirmar asistentes y preparar los materiales.
- ¿Cómo se calcula el catering para una jornada cultural?
- Usa el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 % para las pausas abiertas. Separa las necesidades de bebidas, comida y dietas especiales, y encarga la compra al menos 5 días antes.
- ¿Cuándo se debe preparar la señalización y el programa impreso?
- Diseña la señalización y el folleto cuando el programa esté cerrado, normalmente entre 7 y 10 días antes. Imprime la versión final 2 o 3 días antes y comprueba que los horarios coinciden con la información publicada en línea.
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