Zo organiseer je een open dag in een brandweerkazerne

Begin met het programma en de bezoekersstroom, niet met de aankleding. Leg eerst datum, demonstraties, rondleidingen en de verkeersroute vast. Controleer daarna vergunningen en meldingen, deel vrijwilligers in en regel communicatie en aanmeldingen. In de laatste week draait alles om testen en controleren: voertuigen en kazerneruimtes schoonmaken, techniek uitproberen, informatieborden plaatsen en catering en dranken klaarzetten. Zo voorkom je dat bezoekers op het terrein verdwalen of een demonstratie missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Websitebericht publiceren
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Demonstraties selecteren
3 personen
10
Demonstratietijden vastleggen
2 personen
11
Sprekers en rondleiders informeren
12
Verkeersroute bepalen
2 personen
13
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
14
Plattegrond voor bezoekers maken
15
Informatieborden ontwerpen
16
Programma afdrukken
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Bezoekersbalie voorbereiden
2 personen
19
Cateringbestelling plaatsen
20
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
21
Brandweerwagens schoonmaken
4 personen
22
Kazerneruimtes schoonmaken
3 personen
23
Toiletten controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Materialen klaarzetten
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Bezoekersroute afzetten
3 personen
31
Parkeerborden plaatsen
2 personen
32
Informatieborden plaatsen
2 personen
33
Demonstratiezones inrichten
4 personen
34
Voertuigen positioneren
4 personen
35
Materiaalpresentatie opstellen
3 personen
36
Kinderactiviteiten inrichten
3 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
39
Geluidsapparatuur testen
2 personen
40
Omroepteksten klaarleggen
41
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
42
Briefing demonstratieteam geven
6 personen
43
Briefing veiligheidsteam geven
4 personen

Event

44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Rondleidingen verzorgen
4 personen
47
Voertuigen toelichten
3 personen
48
Materiaal demonstreren
3 personen
49
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
50
Fotomoment begeleiden
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Eerste blusdemonstratie geven
5 personen
56
Waterdemonstratie geven
5 personen
57
Rookmelderdemonstratie geven
3 personen
58
Avonddemonstratie geven
6 personen
59
Laatste rondleiding verzorgen
3 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

61
Demonstratieapparatuur uitschakelen
3 personen
62
Catering afbouwen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Bezoekersroute vrijmaken
3 personen
68
Kazerne schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Materiaal terugplaatsen
4 personen
71
Voertuigen terug opstellen
3 personen
72
Verkeersborden verwijderen
2 personen
73
Herbruikbare materialen reinigen
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven catering opslaan
2 personen
77
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Balietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Pionnenaantal 24
Dranghekkenaantal 16
Parasolvoetenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Rookmeldertestersaantal 2
Handbrandblussersaantal 6
Brandslangenaantal 3
Straalpijpenaantal 3
Stabilisatieblokkenaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
Persluchtsetsaantal 3
Beschermingspakkenaantal 4
Veiligheidshelmenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Reddingspop
Kinderbrandweerhelmenaantal 20
Waterbakkenaantal 4
Spuitpistolenaantal 12
Sjoelbakkenaantal 2
Kleurpotlodenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 6
Brandweerballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledbouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Etikettenrollenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekrollenaantal 12
Afvalcontainersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan demonstraties en rondleidingen op vaste tijden en zet die tijden op de website, uitnodiging en het geprinte programma. Reserveer per onderdeel ruimte voor in- en uitloop, zodat één vertraagde demonstratie niet de rest van de dag verschuift.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vóór de open dag. Wijs parkeerplaatsen aan, zet pionnen en dranghekken op kritieke punten en hang een plattegrond op bij de bezoekersbalie; bezoekers zoeken daar meestal als eerste naar toiletten en het programma.
Test geluid en stroom minimaal één dag vooraf op de plekken waar je ze gebruikt. Controleer luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en kabelhaspels samen, zodat een lege accu of te korte kabel niet pas tijdens een demonstratie opvalt.
Verdeel vrijwilligers in herkenbare rollen en laat de balie, rondleidingen, verkeersbegeleiding en demonstraties elkaar via portofoons bereiken. Houd bij aanmeldingen ook dieetwensen bij en geef de definitieve aantallen tijdig door aan de catering.
Doe de veiligheidsronde voordat je tafels en bezoekersmateriaal neerzet. Controleer brandweerwagens, brandslangen, straalpijpen, handbrandblussers, rookmeldertesters en reddingsdekens; scherm zones waar bezoekers niet mogen komen af met dranghekken en pionnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag in een brandweerkazerne organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en verkeersroute. Verstuur uitnodigingen en publiceer het websitebericht zodra de demonstratietijden en aanmeldprocedure vaststaan. Plan de laatste controle van techniek, ruimtes en materiaal uiterlijk 1 dag van tevoren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag in een brandweerkazerne?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per vaste publieksfunctie: bezoekersbalie, parkeerbegeleiding, rondleidingen en demonstraties. Tel daar per gelijktijdige rondleiding of demonstratie minstens 1 begeleider bij op. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig die nogmaals in de laatste week.
Wanneer moet je de demonstraties van een brandweerkazerne open dag plannen?: Leg de demonstratietijden minimaal 4 weken vooraf vast, zodat sprekers, rondleiders, vrijwilligers en bezoekersinformatie dezelfde planning gebruiken. Zet per demonstratie tijd, verzamelplek en verwachte duur in het programma. Houd tussen twee onderdelen minstens 10 minuten wisseltijd.
Wat moet je de dag voor een open dag in de brandweerkazerne controleren?: Controleer 1 dag vooraf de kazerneruimtes, toiletten, voertuigen, bezoekersbalie, bewegwijzering en veiligheidsmaterialen. Test ook luidsprekers, microfoons en stroomvoorziening en zet dranken koud. Leg programma's, naamkaartjes en plattegronden klaar voordat de eerste vrijwilliger start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.