Organiser une journée portes ouvertes de caserne

Une journée portes ouvertes de caserne se prépare d’abord comme une visite guidée, puis comme un événement accueillant pour le public. Commencez par fixer la date, le programme et les autorisations avant d’annoncer l’ouverture des inscriptions. Prévoyez ensuite les démonstrations, les bénévoles, la circulation des visiteurs et l’accueil sur place. Les points souvent oubliés sont les horaires précis, les besoins alimentaires, les branchements électriques et la séparation entre zones accessibles et zones réservées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier le message sur le site web
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Faire les réservations
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Sélectionner les démonstrations
3 personnes
10
Planifier les horaires des démonstrations
2 personnes
11
Informer les intervenants et les guides
12
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
13
Attribuer les places de parking
2 personnes
14
Créer un plan pour les visiteurs
15
Concevoir des panneaux d’information
16
Imprimer le programme
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer le bureau d'accueil des visiteurs
2 personnes
19
Passer la commande traiteur
20
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
21
Nettoyer les camions de pompiers
4 personnes
22
Nettoyer les locaux de la caserne
3 personnes
23
Vérifier les toilettes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Préparer le matériel
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Balisage du parcours visiteurs
3 personnes
31
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
32
Placer les panneaux d’information
2 personnes
33
Aménager les zones de démonstration
4 personnes
34
Positionner les véhicules
4 personnes
35
Préparer la présentation du matériel
3 personnes
36
Installer les activités pour enfants
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
3 personnes
39
Tester le matériel sonore
2 personnes
40
Préparer les annonces
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
42
Faire le briefing de l'équipe de démonstration
6 personnes
43
Donner le briefing à l'équipe de sécurité
4 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Assurer les visites guidées
4 personnes
47
Présenter les véhicules
3 personnes
48
Présenter le matériel
3 personnes
49
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
50
Animer le moment photo
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Faire la première démonstration d’extinction
5 personnes
56
Faire une démonstration d’eau
5 personnes
57
Faire une démonstration de détecteur de fumée
3 personnes
58
Faire une démonstration en soirée
6 personnes
59
Assurer la dernière visite guidée
3 personnes
60
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes

Suivi

61
Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
62
Démonter le catering
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Dégager le parcours des visiteurs
3 personnes
68
Nettoyer la caserne
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Remettre le matériel en place
4 personnes
71
Ranger les véhicules à leur place
3 personnes
72
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
73
Nettoyer le matériel réutilisable
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Stocker la restauration restante
2 personnes
77
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table de comptoir
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 10
Cônesqté 24
Barrières de fouleqté 16
Pieds de parasolqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Détecteurs de fuméeqté 2
Extincteurs portatifsqté 6
Tuyaux d'incendieqté 3
Lances d'incendieqté 3
Blocs de stabilisationqté 6
Couvertures de survieqté 10
Sets d’air compriméqté 3
Combinaisons de protectionqté 4
Casques de sécuritéqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Poupée de sauvetage
Casques de pompier pour enfantsqté 20
Bacs à eauqté 4
Pistolets pulvérisateursqté 12
Tables de jeu de paletsqté 2
Crayons de couleurqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballons anti-incendieqté 100
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Rouleaux d'étiquettesqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Sprays nettoyantsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-tout en papierqté 12
Conteneurs à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires des démonstrations avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un déroulé de 15 à 20 minutes par séquence, avec au moins 10 minutes pour déplacer le public et remettre la zone en sécurité.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’ouverture et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Gardez une liste actualisée pour l’accueil et prévoyez quelques places pour les visiteurs sans inscription.
Dessinez le parcours avant d’installer les panneaux. Séparez clairement l’entrée, le stationnement, les véhicules, les démonstrations et les toilettes à l’aide de cônes et de barrières, puis testez le trajet à pied.
Testez la sonorisation, les microphones et les rallonges la veille. Prévoyez un porte-voix ou des talkies-walkies comme solution de secours si le public n’entend pas les consignes ou si les équipes sont dispersées.
Préparez l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Installez badges, programme imprimé, boissons froides et signalétique au même endroit, puis vérifiez les toilettes, le nettoyage des locaux et l’état des véhicules.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de caserne ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer le programme, vérifier les autorisations, réserver le matériel et mobiliser les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques.
Combien de temps doit durer une démonstration de pompiers ?: Une démonstration de 15 à 20 minutes est généralement assez longue pour montrer une intervention sans perdre l’attention du public. Ajoutez environ 10 minutes entre deux séquences pour sécuriser la zone et guider les visiteurs.
Quand faut-il envoyer les invitations pour les portes ouvertes ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date, avec le programme provisoire et les modalités d’inscription. Relancez les inscrits 5 à 7 jours avant en rappelant l’horaire, l’accès et les éventuelles consignes de stationnement.
Comment organiser la circulation des visiteurs dans une caserne ?: Définissez un parcours à sens unique avec une entrée, une sortie et des zones clairement séparées pour les véhicules et les démonstrations. Faites un test complet 1 à 2 jours avant avec les guides, les barrières, les cônes et les panneaux.

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