Zo organiseer je een oogstmarkt zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en indeling van de markt. Leg daarna kramen, standhouders, leveranciers, vergunningen, verzekering, stroom en toiletten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk toe naar een definitieve standhouderslijst en verzamel op tijd dieetwensen, parkeerinformatie en praktische vragen van bezoekers. In de laatste week controleer je materialen, routebordjes, prijskaartjes, versproducten, kassa en wisselgeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kramen en standhouders vastleggen
2 personen
4
Leveranciers benaderen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Stroompunten vastleggen
8
Toiletvoorzieningen bevestigen
9
Standhouderslijst afronden
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Socialmediabericht plaatsen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Bezoekersinformatie versturen
15
Parkeerinformatie publiceren
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Houdbare boodschappen kopen
3 personen
18
Verhuurmaterialen bevestigen
19
Routebordjes voorbereiden
2 personen
20
Prijskaartjes maken
2 personen
21
Menukaarten printen
2 personen
22
Standhoudersinstructies versturen
23
Weersverwachting controleren
24
Versproducten bestellen
2 personen
25
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
26
Koelruimte controleren
2 personen
27
Materialen verzamelen
3 personen
28
Versproducten ophalen
3 personen
29
Terrein controleren
2 personen
30
Leveringen ontvangen
3 personen
31
Kramen uitladen
6 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Stroom aansluiten
2 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Routebordjes plaatsen
2 personen
39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Kramen indelen
4 personen
41
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Dranken koud zetten
3 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
46
Afvalpunten inrichten
2 personen
47
Toiletten controleren
2 personen
48
Kassa's controleren
2 personen
49
Standhoudersbriefing geven
2 personen
50
Opening voorbereiden
2 personen

Event

51
Bezoekers ontvangen
4 personen
52
Informatiepunt bemannen
2 personen
53
Marktkramen bemannen
8 personen
54
Proeverijen serveren
4 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Dranken uitgeven
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Hapjes bijvullen
2 personen
59
Tafels schoonhouden
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
62
Voorraad controleren
2 personen
63
Kassa's tussentijds tellen
2 personen
64
Standhouders informeren over sluiting
2 personen
65
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

66
Kassa's afsluiten
2 personen
67
Versieringen verwijderen
3 personen
68
Voedsel veilig verpakken
3 personen
69
Servies verzamelen
4 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
72
Kramen afbreken
6 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Apparatuur loskoppelen
2 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Koelboxen leegmaken
2 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Huurmaterialen retourneren
2 personen
81
Afval afvoeren
2 personen
82
Gevonden voorwerpen registreren
83
Foto's en documenten archiveren
84
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 24
Kraamplankenaantal 24
Opbergkrattenaantal 30
Palletsaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 240
Koffiekopjesaantal 120
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 20
Serveerplateausaantal 20
Schenkkanenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Accuschroefmachinesaantal 2
Rolcontainersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Strobalenaantal 20
Houten kratjesaantal 24
Krijtbordenaantal 18
Krijtstiftenaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 12
Houten bewegwijzeringspijlenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 16
Reservebatterijenaantal 32

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezem en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je standhouders definitief toezegt. Houd rekening met loopruimte, toegang voor rolcontainers, stroompunten en een logische plek voor toiletten.
Stuur standhouders uiterlijk één week vooraf de opbouwtijd, hun kraamplek, parkeerinformatie en instructies. Zo voorkom je dat meerdere leveranciers tegelijk op dezelfde ingang aankomen.
Controleer stroom en koeling niet pas op de marktdag. Leg per kraam vast welke verlengkabel, stekkerdoos, koelbox of koelkast nodig is en test koffiezetapparaten en waterkokers vooraf.
Bestel versproducten pas nadat het aantal standhouders en de verwachte bezoekersaantallen zijn bijgewerkt. Houd houdbare boodschappen eerder op voorraad en controleer de boodschappenlijst twee keer.
Maak prijskaartjes, menukaarten en routebordjes uiterlijk twee dagen vooraf. Regel ook de kassa en het wisselgeld vóór de opbouw, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft te plaatsen en controleren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je standhouders voor een oogstmarkt vastleggen?: Probeer de standhouderslijst minimaal drie weken voor de markt af te ronden. Dan heb je nog tijd om de indeling, stroompunten, tafels en bezoekersinformatie aan te passen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een oogstmarkt op te bouwen?: Plan minstens 3 uur voor het plaatsen van marktkramen, partytenten, tafels, bewegwijzering en apparatuur. Voeg extra tijd toe als leveranciers afzonderlijk aankomen of als stroom en koeling nog getest moeten worden.
Wanneer controleer je vergunningen en verzekering voor een oogstmarkt?: Controleer dit zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Sommige voorwaarden beïnvloeden de marktindeling, veiligheid en voorzieningen, waardoor laat controleren tot wijzigingen kan leiden.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie over een oogstmarkt?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld de route, parkeermogelijkheden, tijden en eventuele informatie over aanmeldingen of dieetwensen; publiceer wijzigingen nog dezelfde dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.