Organiser un marché des récoltes, étape par étape

Un marché des récoltes se prépare d’abord comme un petit site d’accueil : date, lieu, circulation et exposants doivent être fixés avant de commander le matériel. Ensuite, vérifiez les autorisations, l’assurance, l’électricité et les sanitaires, puis transmettez des consignes précises aux exposants et aux visiteurs. Gardez les achats frais pour la fin et prévoyez la caisse, la monnaie et un plan météo. Le jour du marché, l’installation des stands et la signalétique doivent être terminées avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Réserver les stands et les exposants
2 personnes
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Répertorier les points d’alimentation électrique
8
Confirmer les installations sanitaires
9
Finaliser la liste des exposants
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier un message sur les réseaux sociaux
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les informations aux visiteurs
15
Publier les informations de stationnement
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Acheter des produits longue conservation
3 personnes
18
Confirmer le matériel de location
19
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
20
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
21
Imprimer les menus
2 personnes
22
Envoyer les consignes aux exposants
23
Vérifier les prévisions météo
24
Commander des produits frais
2 personnes
25
Prévoir la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Vérifier l’espace de réfrigération
2 personnes
27
Rassembler le matériel
3 personnes
28
Récupérer les produits frais
3 personnes
29
Contrôler le site
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Décharger les stands
6 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Brancher l’électricité
2 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Répartir les stands
4 personnes
41
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Mettre les boissons au frais
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
46
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
2 personnes
48
Vérifier les caisses
2 personnes
49
Faire le briefing des exposants
2 personnes
50
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Tenir le point d'information
2 personnes
53
Tenir les stands du marché
8 personnes
54
Servir les dégustations
4 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Distribuer les boissons
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
59
Garder les tables propres
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
62
Vérifier les stocks
2 personnes
63
Compter les caisses à intervalles réguliers
2 personnes
64
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
65
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Fermer les caisses
2 personnes
67
Retirer les décorations
3 personnes
68
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
69
Rassembler la vaisselle
4 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
72
Démonter les stands
6 personnes
73
Démonter les tentes de fête
6 personnes
74
Débrancher l’équipement
2 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Vider les glacières
2 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Retourner les matériels de location
2 personnes
81
Évacuer les déchets
2 personnes
82
Enregistrer les objets trouvés
83
Archiver les photos et les documents
84
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Planches de standqté 24
Caisses de rangementqté 30
Palettesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 120
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Visseuses sans filqté 2
Roll-containersqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 20
Caisses en boisqté 24
Panneaux en ardoiseqté 18
Marqueurs craieqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 12
Flèches de signalisation en boisqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 16
Piles de rechangeqté 32

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan du marché : placez les stands, les tables hautes, les tentes et les zones de passage avant de confirmer le mobilier loué. Laissez des couloirs assez larges pour les roll-containers et les files d’attente.
Finalisez les exposants avant d’imprimer les étiquettes de prix et les menus. Demandez à chacun ses besoins en électricité, réfrigération, tables et vaisselle au moins 10 jours avant le marché.
Vérifiez séparément les autorisations, l’assurance, les sanitaires et les points d’alimentation électrique. Une rallonge ou une multiprise ne remplace pas un branchement adapté : repérez aussi les câbles à protéger par des passe-câbles.
Achetez les produits de longue conservation en avance, mais commandez les produits frais après la dernière vérification des inscriptions. Pour les boissons, prévoyez environ deux à trois consommations par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée prévue.
Envoyez les informations pratiques aux visiteurs au plus tard 3 jours avant l’événement : horaires, stationnement et accès. La veille, consultez la météo, confirmez le matériel de location et préparez la caisse avec suffisamment de monnaie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des récoltes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les autorisations, l’assurance, les exposants et le matériel doivent être confirmés au moins 3 semaines avant la date, tandis que les produits frais peuvent être commandés dans les 3 à 5 jours précédents.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché des récoltes ?: Finalisez la liste au moins 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et électriques, puis d’imprimer les menus et les étiquettes de prix.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché des récoltes ?: Contrôlez la météo, le matériel loué, les sanitaires, les branchements électriques et la signalétique. Préparez aussi la caisse et la monnaie, les consignes destinées aux exposants et les produits frais commandés.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure supplémentaire selon la saison et la durée du marché. Gardez les boissons fraîches dans des glacières ou des réfrigérateurs et prévoyez des carafes pour le service.

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