Einen Erntemarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Erntemarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbau. Zuerst stehen Datum, Ort und Marktaufteilung fest, danach klärst du Aussteller, Genehmigungen, Strom, Toiletten und Lieferanten. Erst wenn die Anmeldungen vorliegen, lassen sich Ernährungswünsche, Mengen und Besucherinformationen zuverlässig planen. Frische Produkte bestellst du spät, haltbare Lebensmittel und Mietmaterialien deutlich früher.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Stände und Aussteller festlegen
2 Personen
4
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Stromanschlüsse festlegen
8
Toilettenanlagen bestätigen
9
Liste der Aussteller abschließen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Social-Media-Beitrag posten
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Besucherinformationen versenden
15
Parkinformationen veröffentlichen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Langlebige Lebensmittel einkaufen
3 Personen
18
Mietmaterialien bestätigen
19
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
20
Preisschilder machen
2 Personen
21
Menükarten drucken
2 Personen
22
Anweisungen an Standbetreiber versenden
23
Wettervorhersage prüfen
24
Frische Produkte bestellen
2 Personen
25
Kasse und Wechselgeld regeln
2 Personen
26
Kühlraum überprüfen
2 Personen
27
Materialien zusammenstellen
3 Personen
28
Frische Produkte abholen
3 Personen
29
Gelände kontrollieren
2 Personen
30
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
31
Stände ausladen
6 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
3 Personen
35
Strom anschließen
2 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Wegweiser aufstellen
2 Personen
39
Aussteller empfangen
3 Personen
40
Stände einteilen
4 Personen
41
Preisschilder anbringen
3 Personen
42
Snacks vorbereiten
4 Personen
43
Getränke kalt stellen
3 Personen
44
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
45
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
46
Abfallstationen einrichten
2 Personen
47
Toiletten kontrollieren
2 Personen
48
Kassen prüfen
2 Personen
49
Aussteller-Briefing geben
2 Personen
50
Eröffnung vorbereiten
2 Personen

Event

51
Besucher empfangen
4 Personen
52
Infostand besetzen
2 Personen
53
Marktstände betreuen
8 Personen
54
Verkostungen servieren
4 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Getränke ausgeben
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Snacks nachfüllen
2 Personen
59
Tische sauber halten
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
62
Bestand prüfen
2 Personen
63
Kassen zwischendurch zählen
2 Personen
64
Standbetreiber über den Abschluss informieren
2 Personen
65
Letzte Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

66
Kassen abschließen
2 Personen
67
Dekorationen entfernen
3 Personen
68
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
69
Geschirr sammeln
4 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
72
Stände abbauen
6 Personen
73
Partyzelte abbauen
6 Personen
74
Geräte trennen
2 Personen
75
Gelände reinigen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Kühlboxen leeren
2 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
81
Abfall entsorgen
2 Personen
82
Fundgegenstände registrieren
83
Fotos und Dokumente archivieren
84
Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
MessethekenAnz. 24
AufbewahrungsboxenAnz. 30
PalettenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 240
KaffeetassenAnz. 120
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 20
ServierplattenAnz. 20
KaraffenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
AkkuschrauberAnz. 2
RollcontainerAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 8
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
StrohballenAnz. 20
HolzkistenAnz. 24
KreidetafelnAnz. 18
KreidestifteAnz. 12
KunstblumensträußeAnz. 12
Holzwegweiser-PfeileAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 32

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Marktaufteilung fest, bevor du Stände und Aussteller endgültig zusagst. Plane dabei Wege, Zelte, Tische und Stromanschlüsse so, dass Kabel nicht durch Laufbereiche führen.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Toilettenanlagen und Lieferanten solltest du im gleichen Zeitraum bestätigen, weil kurzfristige Absagen schwer auszugleichen sind.
Schließe die Ausstellerliste vor dem Druck von Wegweisern, Preisschildern und Menükarten ab. Schicke den Standbetreibern anschließend die Anweisungen gesammelt, spätestens 7 Tage vor dem Markt.
Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und verschicke Besucher- und Parkinformationen spätestens 3 Tage vorher. So kommen Hinweise zu Zufahrt, Parken und Angeboten nicht erst am Veranstaltungstag an.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und bestelle frische Produkte erst danach passend zur erwarteten Besucherzahl. Kasse und Wechselgeld müssen vor dem Aufbau bereitliegen; teste außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Erntemarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Marktaufteilung, Genehmigungen und Ausstellern. Lieferanten, Toiletten und Mietmaterialien sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte man die Ausstellerliste für einen Erntemarkt abschließen?: Schließe die Liste idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Markt ab. Dann bleiben noch mindestens 7 Tage für Standanweisungen sowie genug Zeit für Schilder, Menükarten und die endgültige Warenplanung.
Wann kauft man die Lebensmittel für einen Erntemarkt ein?: Haltbare Lebensmittel kannst du etwa 1 bis 2 Wochen vorher einkaufen. Frische Produkte bestellst du nach der letzten Wetterprüfung, meist 1 bis 2 Tage vor dem Markt, damit Mengen und Kühlung besser passen.
Was muss am Tag vor dem Erntemarkt fertig sein?: Am Vortag sollten Wegweiser, Preisschilder, Menükarten, Mietmaterialien, Kasse und Wechselgeld bereitliegen. Prüfe außerdem Stromkabel, Kabelmatten, Kühlmöglichkeiten und die Lieferung der frischen Waren.

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