Zo organiseer je een onderzoeksconferentie

Begin met de datum, locatie en het doel van de onderzoeksconferentie. Bouw daarna het programma op, bevestig sprekers en open de aanmelding pas wanneer tijden, sessies en praktische informatie kloppen. Houd rekening met presentaties, dieetwensen en techniek: juist die onderdelen komen vaak te laat binnen. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, badges, catering en alle bestanden voor de presentaties. Op de dag zelf werkt een ingerichte registratietafel en een vooraf geteste opstelling veel problemen weg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Conferentiedatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Presentaties opvragen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Sprekersinformatie verzamelen
11
Badges ontwerpen
12
Programmafolders maken
2 personen
13
Naambadges printen
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
15
Catering bestellen
2 personen
16
Techniek testen
2 personen
17
Presentaties verzamelen
18
Presentaties op USB zetten
19
Cateringlevering bevestigen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
24
Registratietafel voorbereiden
2 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Presentatieruimte inrichten
3 personen
28
Projector aansluiten
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Bewegwijzering ophangen
2 personen
31
Programmafolders neerleggen
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
34
Hapjes schikken
3 personen

Event

35
Sprekers ontvangen
2 personen
36
Registratie openen
3 personen
37
Badges uitdelen
2 personen
38
Ontvangstkoffie serveren
3 personen
39
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
40
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
41
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
42
Koffiepauze serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
45
Lunchtijd aankondigen
46
Lunchbuffet serveren
4 personen
47
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Tafels afruimen
3 personen
50
Middagsessie begeleiden
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Panelgesprek begeleiden
2 personen
53
Borrelhapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afsluiting begeleiden
2 personen
56
Sprekers bedanken
2 personen
57
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval scheiden
2 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Techniek afkoppelen
2 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opruimen
2 personen
66
Locatiesleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Batterijenaantal 12

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 90
Naambadgehoudersaantal 90
Tafelkleedsetsaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 8
Wandpostersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Broodmandenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Serveertangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en reserveer voldoende ruimte voor stoelen, een registratietafel, garderobe en catering. Plan ook tijd in voor opbouw en een technische test vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
Stel het programma samen voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag presentaties uiterlijk een week vooraf op, zodat je bestanden kunt controleren en op USB kunt zetten als reserve.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers en speciale maaltijden uiterlijk enkele dagen voor de conferentie door aan de cateraar.
Maak badges en programmafolders pas definitief nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Print enkele extra naambadges en leg naamkaarthouders klaar bij de registratietafel.
Test projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker minstens één keer met de echte presentaties. Neem HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen mee; ontbrekende aansluitingen worden vaak pas op de dag zelf ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een onderzoeksconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers zo vroeg mogelijk en open de aanmelding zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan.
Wanneer moet je sprekers om hun presentatie vragen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor de conferentie op. Controleer ze daarna op bestandsformaat en zet een kopie op een USB-stick als reserve.
Wanneer bestel je catering voor een onderzoeksconferentie?: Geef de cateraar ongeveer 1 tot 2 weken vooraf een voorlopige inschatting. Bevestig het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 2 tot 3 werkdagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor de technische test, liefst op de locatie en met de laptop en presentaties die je daadwerkelijk gebruikt. Controleer projector, microfoons, geluid, kabels en de presentatieklikker afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.