Organiser une conférence de recherche, étape par étape

Une conférence de recherche se prépare d’abord par le contenu, puis par l’accueil et la logistique. Fixez la date et le lieu avant de construire le programme et de confirmer les intervenants. Les inscriptions vous donnent ensuite les chiffres nécessaires pour les badges, les repas et l’aménagement de la salle. Prévoyez enfin un test technique complet : présentations, projecteur, microphones, câbles et ordinateur doivent être vérifiés avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de la conférence
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir le programme
3 personnes
4
Confirmer les intervenants
2 personnes
5
Demander les présentations
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler les informations sur les intervenants
11
Concevoir les badges
12
Créer les programmes
2 personnes
13
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
14
Vérifier la liste des participants
15
Commander le catering
2 personnes
16
Tester la technique
2 personnes
17
Rassembler les présentations
18
Mettre les présentations sur une clé USB
19
Confirmer la livraison du catering
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Installer le matériel de présentation
2 personnes
24
Préparer la table d'inscription
2 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
28
Brancher le projecteur
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Installer la signalétique
2 personnes
31
Déposer les brochures du programme
2 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
34
Disposer les amuse-bouches
3 personnes

Événement

35
Accueillir les intervenants
2 personnes
36
Ouvrir l’inscription
3 personnes
37
Distribuer les badges
2 personnes
38
Servir le café d'accueil
3 personnes
39
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
40
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
41
Animer les questions de la salle
2 personnes
42
Servir la pause-café
4 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
45
Annoncer l’heure du déjeuner
46
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
47
Servir les repas diététiques
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Dégager les tables
3 personnes
50
Encadrer la session de l'après-midi
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Animer le débat
2 personnes
53
Servir les amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Encadrer la clôture
2 personnes
56
Remercier les intervenants
2 personnes
57
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Trier les déchets
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Débrancher le matériel technique
2 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
66
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Pilesqté 12

Décoration

Porte-nomsqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Sets de nappesqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Affiches muralesqté 6
Compositions floralesqté 6

Catering

Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Blocs de glaceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Corbeilles à painqté 8
Petits bolsqté 16
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis établissez le programme avant d’envoyer les invitations. Sans horaires confirmés, les intervenants ne peuvent pas fournir leurs présentations à temps.
Demandez les présentations plusieurs jours avant la conférence et rassemblez-les sur une clé USB. Vous évitez ainsi de dépendre d’un téléchargement ou d’un ordinateur personnel le matin même.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les participants, imprimer les badges et commander le catering. Comptez séparément les besoins alimentaires : ils sont souvent communiqués après l’inscription.
Testez la technique dans la salle avec le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, le cliqueur et les câbles HDMI. Gardez des piles, des rallonges et des multiprises disponibles sur place.
Préparez l’accueil avant l’ouverture des portes : table d’inscription, badges classés, panneaux de signalisation et programmes imprimés. Refroidissez les boissons et installez les en-cas avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de recherche ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les intervenants et le programme. Gardez les derniers 7 jours pour les inscriptions, les badges, le catering et les tests techniques.
Quand faut-il demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au moins 5 à 7 jours avant la conférence. Rassemblez ensuite tous les fichiers sur une clé USB et testez chaque présentation sur l’ordinateur prévu.
Quand commander le catering pour une conférence ?: Commandez-le après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Confirmez la livraison la veille et vérifiez le nombre de portions le matin même.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un premier test complet 2 à 3 jours avant, puis une vérification dans la salle au moins 90 minutes avant l’accueil. Contrôlez notamment le son, l’image, les câbles, le cliqueur et les piles.

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