Forschungskonferenz organisieren: der richtige Ablauf
Eine Forschungskonferenz gelingt, wenn Programm, Referenten, Teilnehmer und Technik früh zusammengeführt werden. Beginne mit Termin und Location, bevor du Einladungen und Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Programmabstimmung, Präsentationen, Teilnehmerdaten und Catering. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitpunkte für Techniktest, Registrierung und die letzte Kontrolle der Unterlagen ein – dort entstehen die häufigsten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konferenztermin festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Präsentationen anfordern
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Sprecherinformationen sammeln
- 11
Badges gestalten
- 12
Programmflyer erstellen
2 Personen
- 13
Namensschilder drucken
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste prüfen
- 15
Catering bestellen
2 Personen
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Präsentationen auf USB speichern
- 19
Cateringlieferung bestätigen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 24
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 28
Projektor anschließen
2 Personen
- 29
Mikrofone testen
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 33
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 34
Snacks anrichten
3 Personen
Event
- 35
Referenten empfangen
2 Personen
- 36
Registrierung öffnen
3 Personen
- 37
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 38
Begrüßungskaffee servieren
3 Personen
- 39
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 40
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 41
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
- 42
Kaffeepause servieren
4 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
- 45
Mittagessen ankündigen
- 46
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
- 47
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
3 Personen
- 49
Tische abräumen
3 Personen
- 50
Nachmittagssession begleiten
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Abschluss begleiten
2 Personen
- 56
Sprecher danken
2 Personen
- 57
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Geschirr sammeln
3 Personen
- 59
Abfall trennen
2 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Technik abkoppeln
2 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 66
Locationschlüssel zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 12
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- BatterienAnz. 12
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 90
- NamensschildhalterAnz. 90
- TischdeckensetsAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- WandposterAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
Catering
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 3
- BrotkörbeAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
- KorkenzieherAnz. 2
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
Tipps
- Lege Termin und Location zuerst fest und bestätige die Referenten danach schriftlich. Für Präsentationen solltest du eine feste Abgabefrist setzen, statt einzelne Dateien bis zum Veranstaltungstag nachzufassen.
- Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Sprecherinformationen ausreichend feststehen. Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und prüfe die Teilnehmerliste mindestens 3 Tage vorher.
- Plane die Registrierung nicht nur mit einer Teilnehmerliste, sondern auch mit vorbereiteten Namensschildern und einem klar beschrifteten Tisch. Lege Wegweiser und Programmflyer vor dem Einlass aus, damit Nachfragen nicht den Empfang blockieren.
- Fordere Präsentationen vorab an, speichere die finale Sammlung zusätzlich auf USB-Sticks und teste Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone und HDMI-Kabel. Ein Techniktest am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn lässt Zeit für Ersatzlösungen.
- Bestätige die Cateringlieferung am Vortag und kühle Getränke rechtzeitig. Rechne beim Aufbau auch mit Kleinigkeiten wie Batterien, Verlängerungskabeln, Kaffeekannen, Wassergläsern und Besteck – diese werden häufig erst beim Eindecken bemerkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Forschungskonferenz organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Location und Referenten. Für Einladungen und Anmeldungen sollten Programm und Sprecher spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz ausreichend feststehen.
- Wann sollte man die Präsentationen der Referenten anfordern?
- Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und setze eine konkrete Uhrzeit als Frist. Sammle danach nur noch finale Dateien und speichere sie zusätzlich auf USB-Sticks.
- Wann muss das Catering für eine Forschungskonferenz bestellt werden?
- Bestelle das Catering mindestens 7 bis 14 Tage vorher, abhängig von Teilnehmerzahl und Umfang. Bestätige Lieferung, Uhrzeit und Ernährungswünsche am Vortag und prüfe die Teilnehmerzahl nochmals.
- Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einer Konferenz?
- Plane mindestens 2 Stunden vor Beginn für den Techniktest ein. Prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mit einer echten Präsentation.
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