Zo organiseer je een onderwijsbeurs zonder losse eindjes

Begin een onderwijsbeurs niet met de plattegrond, maar met de zaal, doelgroep en deelnemende scholen. Daarna bouw je de planning op rond aanmeldingen, presentaties en standhouders. Reserveer techniek en meubilair voordat je de definitieve indeling maakt: informatietafels, stoelen, registratiebalie en audiovisuele apparatuur bepalen hoeveel ruimte je werkelijk nodig hebt. In de laatste week draait alles om bevestigen, controleren en duidelijke informatie voor bezoekers, inclusief parkeren, route en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Deelnemende scholen benaderen
2 personen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Bezoekersregistratie openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Standhouders bevestigen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Presentaties inplannen
2 personen
12
Standindeling maken
2 personen
13
Plattegrond ontwerpen
14
Techniek inventariseren
15
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Parkeerinformatie publiceren
18
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Infopakketten samenstellen
3 personen
21
Presentaties controleren
2 personen
22
Leveringen bevestigen
23
Vrijwilligers indelen
2 personen
24
Contactlijst afdrukken
25
Route naar zaal controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Infopakketten klaarzetten
2 personen

Event

29
Zaal controleren
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Standmaterialen uitdelen
3 personen
33
Standhouders ontvangen
2 personen
34
Standhouders registreren
2 personen
35
Standhouders begeleiden
3 personen
36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
37
Beamer aansluiten
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Registratiebalie inrichten
2 personen
40
Naamkaartjes klaarleggen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Bewegwijzering ophangen
2 personen
44
Infopakketten klaarleggen
2 personen
45
Deuren openen
2 personen
46
Bezoekers registreren
3 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Infopakketten uitdelen
2 personen
49
Presentaties aankondigen
50
Presentaties begeleiden
2 personen
51
Microfoon bedienen
52
Standhouders ondersteunen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Route vrijhouden
59
Eindsignaal aankondigen
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
61
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Presentatiemateriaal veiligstellen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Standmaterialen verzamelen
3 personen
65
Tafels afbreken
4 personen
66
Stoelen terugplaatsen
3 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Afval verzamelen
2 personen
69
Zaal schoonmaken
3 personen
70
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
71
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Onkosten verzamelen
74
Bedankbericht versturen
75
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 30
Stoelenaantal 180
Registratiebalieaantal 2
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Openersaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 35
Standbordjesaantal 35
Wegwijspijlenaantal 20
Programmapostersaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Prikbordenaantal 30
Presentatiepanelenaantal 30
Kleefgumaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Permanentmarkersaantal 24
Balpennenaantal 100
Clipboardsaantal 20
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bureaulampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 12 weken vooraf vast: reserveer de zaal, benader scholen en standhouders en publiceer het aanmeldformulier. Zo houd je tijd over om ontbrekende deelnemers op te volgen.
Open bezoekersregistratie zodra datum, programma en locatie bekend zijn en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat catering en servies niet op het laatste moment wijzigen.
Maak de standindeling pas nadat je de definitieve deelnemerslijst hebt opgesteld. Reserveer per stand niet alleen een informatietafel, maar ook loopruimte, stoelen of krukken en voldoende aansluitpunten voor laptops.
Controleer presentaties en techniek uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen samen in de zaal.
Geef vrijwilligers op de beursdag een korte taakverdeling en één contactlijst. Plan extra bezetting bij de registratiebalie aan het begin en gebruik portofoons als de zaal meerdere ruimtes of ingangen heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een onderwijsbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de zaal, scholen en standhouders. Plan de definitieve deelnemerslijst, standindeling en techniekcontrole in de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd kost het maken van een standindeling voor een onderwijsbeurs?: Reken op 2 tot 4 uur voor een eerste indeling en nog 1 tot 2 uur voor aanpassingen na bevestiging van de deelnemers. Maak de plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf definitief.
Wanneer moet je de techniek voor een onderwijsbeurs controleren?: Controleer alle presentaties en apparatuur uiterlijk 2 werkdagen vóór de beurs. Test niet alleen de beamer en microfoons, maar ook kabels, stekkerdozen en het geluid op de plek waar bezoekers zitten.
Wanneer sluit je de bezoekersregistratie voor een onderwijsbeurs?: Sluit de online registratie bij voorkeur 24 tot 48 uur vooraf, zodat je naamkaartjes, infopakketten en de bezetting van de registratiebalie kunt voorbereiden. Houd op de dag zelf ruimte voor bezoekers die zich nog aanmelden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.