Cómo organizar una feria educativa sin perder el control

Una feria educativa se organiza mejor por fases: primero aseguras la sala y la participación de escuelas y expositores; después cierras el programa, el plano y las inscripciones. La parte que más tarde se complica es la coordinación técnica: presentaciones, micrófonos, proyector, cables y entregas deben confirmarse antes del montaje. También necesitas prever el recorrido de visitantes, el registro, la señalización y el apoyo de voluntarios. Sigue un calendario con responsables y fechas límite, no solo una lista de pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala
2
Contactar a las escuelas participantes
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir registro de visitantes
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Programar presentaciones
2 personas
12
Hacer el plano de puestos
2 personas
13
Diseñar el plano
14
Inventariar la técnica
15
Reunir material de presentación
2 personas
16
Diseñar la señalización
17
Publicar información de estacionamiento
18
Crear la lista final de participantes
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Preparar los paquetes informativos
3 personas
21
Revisar las presentaciones
2 personas
22
Confirmar entregas
23
Asignar voluntarios
2 personas
24
Imprimir la lista de contactos
25
Comprobar la ruta hacia la sala
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar paquetes informativos
2 personas

Evento

29
Comprobar la sala
2 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Repartir materiales del stand
3 personas
33
Recibir a los expositores
2 personas
34
Registrar a los expositores
2 personas
35
Atender a los expositores
3 personas
36
Preparar el espacio de presentación
3 personas
37
Conectar el proyector
38
Probar el sistema de sonido
2 personas
39
Montar el mostrador de registro
2 personas
40
Preparar tarjetas con nombres
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Colgar señalización
2 personas
44
Preparar los paquetes informativos
2 personas
45
Abrir las puertas
2 personas
46
Registrar a los visitantes
3 personas
47
Informar a los visitantes
2 personas
48
Repartir paquetes informativos
2 personas
49
Anunciar presentaciones
50
Coordinar presentaciones
2 personas
51
Manejar el micrófono
52
Apoyar a los expositores
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
2 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
58
Mantener libre la ruta
59
Anunciar la señal final
60
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
61
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

62
Asegurar el material de presentación
2 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Reunir materiales del stand
3 personas
65
Desmontar las mesas
4 personas
66
Volver a colocar las sillas
3 personas
67
Lavar la vajilla
2 personas
68
Recoger la basura
2 personas
69
Limpiar la sala
3 personas
70
Retirar la señalización
2 personas
71
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Recopilar gastos
74
Enviar mensaje de agradecimiento
75
Gestionar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 30
Sillascant. 180
Mostrador de registrocant. 2
Taburetescant. 12
Mantelescant. 30
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Bridascant. 100

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Abrebotellascant. 4

Decoración

Portanombrescant. 35
Carteles de standcant. 35
Flechas de señalizacióncant. 20
Pósteres del programacant. 10
Paneles informativoscant. 8
Tableros de corchocant. 30
Paneles de presentacióncant. 30
Masilla adhesivacant. 12
Cinta de pintorcant. 12
Rotuladores permanentescant. 24
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 20
Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de escritoriocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubo de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala antes de abrir el formulario de inscripción y confirma por escrito horarios de acceso, montaje y desmontaje. Comprueba también la ruta hasta el recinto y publica con antelación las indicaciones de estacionamiento.
Cierra la lista de escuelas, expositores y visitantes antes de imprimir tarjetas de nombre, paquetes informativos y la lista de contactos. Deja al menos 48 horas para corregir nombres, puestos o preferencias dietéticas.
Diseña el plano de puestos cuando conozcas el número final de participantes. Coloca el mostrador de registro en la entrada, separa los flujos con postes y deja pasillos suficientemente amplios para evitar cruces durante las horas de mayor afluencia.
Programa las presentaciones después de revisar los archivos recibidos. Haz una prueba técnica completa con portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, regletas y cables alargadores como mínimo el día anterior.
Asigna voluntarios por zonas y entrégales una lista de contactos y walkie-talkies. Prepara además baterías externas, memorias USB y bridas: suelen faltar justo cuando hay que cambiar una presentación o fijar un cable.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la sala y contacta con escuelas y expositores durante las primeras 2 semanas; abre después el registro y deja los últimos 7 días para confirmar entregas y revisar la técnica.
¿Cuándo debo cerrar el plano de los puestos?: Ciérralo entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas la lista final de participantes. Después de imprimir la señalización, evita cambios salvo que un expositor cancele o necesite otro soporte.
¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela 60 minutos antes de abrir las puertas. Comprueba también cables, regletas, baterías y el volumen de los altavoces, no solo que los equipos se enciendan.
¿Cuánta comida y bebida necesito para una feria educativa?: Calcula 2 bebidas por persona durante las primeras 2 horas y añade una reserva del 10 %. Para el café, prepara varias jarras o termos y confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones, como mínimo 7 días antes.

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