Organiser un salon de l’enseignement, étape par étape
Un salon de l’enseignement se prépare d’abord avec les établissements et les exposants, puis avec les visiteurs et le programme. Commence par réserver une salle adaptée aux stands, aux présentations et à la circulation entre les tables d’information. Ensuite, fixe les échéances d’inscription, recueille les besoins techniques et alimentaires, puis transforme ces informations en plan de salle précis. Les oublis arrivent surtout dans les dernières semaines : badges, livraisons, branchements, signalétique et répartition des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Contacter les écoles participantes
2 personnes
- 3
Inviter les exposants
2 personnes
- 4
Publier le formulaire d'inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Confirmer les exposants
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Établir le programme
2 personnes
- 11
Planifier les présentations
2 personnes
- 12
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 13
Concevoir le plan
- 14
Recenser le matériel technique
- 15
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
- 16
Concevoir la signalétique
- 17
Publier les informations de stationnement
- 18
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Composer les dossiers d’information
3 personnes
- 21
Vérifier les présentations
2 personnes
- 22
Confirmer les livraisons
- 23
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 24
Imprimer la liste de contacts
- 25
Vérifier le trajet vers la salle
2 personnes
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Refroidir les boissons
2 personnes
- 28
Préparer les kits d'information
2 personnes
Événement
- 29
Vérifier la salle
2 personnes
- 30
Installer les tables
4 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Distribuer les supports de stand
3 personnes
- 33
Accueillir les exposants
2 personnes
- 34
Enregistrer les exposants
2 personnes
- 35
Encadrer les exposants
3 personnes
- 36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 37
Brancher le vidéoprojecteur
- 38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 40
Préparer les badges nominatifs
- 41
Mettre en place le point café
2 personnes
- 42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 43
Installer la signalétique
2 personnes
- 44
Préparer les kits d’information
2 personnes
- 45
Ouvrir les portes
2 personnes
- 46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 47
Informer les visiteurs
2 personnes
- 48
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
- 49
Annoncer les présentations
- 50
Animer les présentations
2 personnes
- 51
Gérer le micro
- 52
Soutenir les exposants
2 personnes
- 53
Servir le café et le thé
2 personnes
- 54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 56
Vider les poubelles
2 personnes
- 57
Vérifier les toilettes
- 58
Dégager le parcours
- 59
Annoncer le signal de fin
- 60
Reconduire les visiteurs
2 personnes
- 61
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
- 62
Mettre en sécurité le matériel de présentation
2 personnes
- 63
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 64
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
- 65
Démonter les tables
4 personnes
- 66
Remettre les chaises en place
3 personnes
- 67
Faire la vaisselle
2 personnes
- 68
Rassembler les déchets
2 personnes
- 69
Nettoyer la salle
3 personnes
- 70
Retirer la signalétique
2 personnes
- 71
Stocker le matériel restant
2 personnes
- 72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 73
Rassembler les frais
- 74
Envoyer un message de remerciement
- 75
Traiter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables d’informationqté 30
- Chaisesqté 180
- Comptoir d'inscriptionqté 2
- Tabouretsqté 12
- Nappesqté 30
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 12
- Clés USBqté 4
- Stations de rechargeqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Serre-câblesqté 100
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à boireqté 180
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 8
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Ouvre-bouteillesqté 4
Décoration
- Porte-nomsqté 35
- Panneaux de standqté 35
- Flèches directionnellesqté 20
- Affiches du programmeqté 10
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux d’affichageqté 30
- Panneaux de présentationqté 30
- Pâte adhésiveqté 12
- Ruban de masquageqté 12
- Marqueurs permanentsqté 24
- Stylos à billeqté 100
- Presse-papiersqté 20
- Porte-badgesqté 180
- Lanyardsqté 180
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes de bureauqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Seau de nettoyageqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle avant de lancer les invitations : vérifie la capacité, les horaires d’accès, les tables, les chaises et l’espace nécessaire pour les présentations. Prévois aussi un trajet clair entre l’accueil, les stands et la zone de projection.
- Demande aux écoles et aux exposants leurs besoins dès l’inscription, avec une date limite fixée au moins 3 semaines avant le salon. Note séparément les besoins en ordinateur portable, vidéoprojecteur, microphones, prises électriques et livraisons.
- Ferme les inscriptions visiteurs assez tôt pour établir une liste définitive et préparer les badges nominatifs. Une vérification 5 à 7 jours avant l’événement permet de corriger les doublons et de prévoir l’accueil.
- Construis le programme après avoir confirmé les présentations et leur durée. Ajoute une marge de 10 à 15 minutes entre deux interventions pour les changements de salle, les questions et les problèmes de connexion.
- Fais un test technique complet la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, microphones sans fil, table de mixage, rallonges et multiprises. Prépare aussi des serre-câbles, des clés USB et des batteries externes pour les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’enseignement ?
- Prévois environ 8 à 12 semaines pour un salon réunissant plusieurs écoles et exposants. Les 3 dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, finaliser le plan des stands, vérifier les présentations et préparer les badges.
- Quand faut-il inviter les écoles et les exposants ?
- Envoie les premières invitations 6 à 8 semaines avant le salon. Fixe une date limite de confirmation au plus tard 3 semaines avant l’événement afin de finaliser le programme, le plan de salle et le matériel.
- Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?
- Ouvre l’enregistrement des visiteurs dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Arrête ou vérifie les inscriptions 5 à 7 jours avant l’accueil pour imprimer la liste et les badges.
- Quel matériel faut-il tester avant un salon de l’enseignement ?
- Teste au minimum 2 heures avant l’ouverture les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones et la table de mixage. Vérifie aussi chaque rallonge et multiprise, puis sécurise les câbles avec des serre-câbles.
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