Zo organiseer je een ondernemersworkshop

Begin met het doel en het programma van de ondernemersworkshop. Reserveer daarna de locatie, bevestig de sprekers en open het aanmeldformulier, zodat je weet voor hoeveel mensen je werktafels, catering en materialen nodig hebt. Werk uiterlijk een week vooraf de presentatie, werkbladen en techniek door. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste apparatuur en een ruimte waarin deelnemers direct kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Herinnering versturen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
10
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
11
Werkbladen afronden
2 personen
12
Presentatie controleren
13
Naambadges voorbereiden
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Locatie toegankelijk maken
2 personen
18
Ruimte schoonmaken
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Werktafels inrichten
2 personen
24
Registratietafel inrichten
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Buffet klaarzetten
3 personen
27
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Naambadges uitdelen
2 personen
31
Welkomstkoffie serveren
2 personen
32
Opening begeleiden
33
Workshopblok één begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Pauzesnacks serveren
2 personen
36
Workshopblok twee begeleiden
2 personen
37
Vragen verzamelen
38
Avondbuffet serveren
3 personen
39
Buffet aanvullen
2 personen
40
Netwerkoefening begeleiden
2 personen
41
Dranken bijvullen
42
Praktijksessie begeleiden
2 personen
43
Werkbladen verzamelen
2 personen
44
Afsluiting verzorgen
45
Informeel napraten begeleiden
2 personen

Nazorg

46
Restanten veilig verpakken
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
50
Presentatietechniek opruimen
2 personen
51
Ruimte schoonmaken
3 personen
52
Materialen terugbrengen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Presentatieklikker

Workshopmateriaal

Flip-overstandaardaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Werkbladenaantal 40
Plakbriefjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld start- en eindtijd, pauzes en wat deelnemers moeten meenemen, zodat je later geen losse wijzigingen hoeft na te jagen.
Open het aanmeldformulier zodra de locatie en sprekers bevestigd zijn. Vraag direct naar dieetwensen en controleer de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf voor de catering en naambadges.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, microfoon en presentatie minstens 1 dag van tevoren. Neem ook verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker mee; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
Richt de ruimte in op de werkvorm, niet alleen op luisteren. Zet werktafels, stoelen en een registratietafel klaar en leg per tafel pennen, werkbladen en markeerstiften neer voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Plan de ontvangst 30 minuten vóór de start. Zet koffie en thee klaar, koel de dranken en controleer of de locatie toegankelijk en schoon is; een vergeten waterkoker, lege thermoskan of onduidelijke registratie zorgt meteen voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemersworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en leg het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig sprekers daarna direct en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de workshop.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een ondernemersworkshop?: Stuur de eerste herinnering 7 dagen vooraf en controleer daarna de aanmeldingen. Vraag ontbrekende dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de workshop na, zodat je de catering nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een ondernemersworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor het klaarzetten van tafels, stoelen, registratietafel, techniek en workshopmateriaal. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de ontvangst voordat het programma begint.
Wat moet je een dag voor een ondernemersworkshop controleren?: Controleer de deelnemerslijst, presentatie, werkbladen en naambadges en test alle apparatuur minstens 1 dag vooraf. Zet ook de materialen klaar en controleer of je voldoende pennen, flip-overblokken, kopjes, glazen en servies hebt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.