Cómo organizar un taller para emprendedores sin improvisar

Un taller para emprendedores necesita más que una sala y varias presentaciones. Primero se fija un programa viable, después se confirman los ponentes y se abre la inscripción con tiempo para conocer las necesidades de los participantes. En los últimos días, el trabajo se concentra en materiales, catering, acreditaciones y pruebas técnicas. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar el programa
2 personas
3
Confirmar ponentes
4
Enviar invitaciones
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
7
Enviar recordatorio
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar la lista de participantes
10
Determinar las cantidades del catering
2 personas
11
Terminar las hojas de trabajo
2 personas
12
Comprobar la presentación
13
Preparar acreditaciones
14
Reunir los materiales
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Enfriar bebidas
17
Habilitar el acceso al recinto
2 personas
18
Limpiar el espacio
2 personas
19
Montar mesas
3 personas
20
Colocar las sillas
2 personas
21
Conectar el equipo de presentación
2 personas
22
Probar la técnica
2 personas
23
Montar las mesas de trabajo
2 personas
24
Montar la mesa de registro
25
Preparar café y té
2 personas
26
Preparar el buffet
3 personas
27
Instruir al equipo de recepción
2 personas

Evento

28
Recepción de participantes
3 personas
29
Registrar la asistencia
2 personas
30
Repartir acreditaciones
2 personas
31
Servir café de bienvenida
2 personas
32
Acompañar la inauguración
33
Coordinar el bloque uno del taller
2 personas
34
Rellenar las bebidas
35
Servir snacks del descanso
2 personas
36
Coordinar el segundo bloque del taller
2 personas
37
Recopilar preguntas
38
Servir el buffet de la noche
3 personas
39
Reponer el bufé
2 personas
40
Coordinar el ejercicio de networking
2 personas
41
Rellenar las bebidas
42
Guiar la sesión práctica
2 personas
43
Recopilar las hojas de trabajo
2 personas
44
Gestionar el cierre
45
Coordinar la charla informal posterior
2 personas

Seguimiento

46
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
47
Recoger la basura
2 personas
48
Lavar la vajilla
2 personas
49
Recoger mesas y sillas
3 personas
50
Recoger la técnica de presentación
2 personas
51
Limpiar el espacio
3 personas
52
Devolver los materiales
2 personas
53
Devolver los objetos prestados
2 personas
54
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 36
Mesas de buffetcant. 2
Mesa de registro

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Cuencos de serviciocant. 8
Bandejas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Neveras portátilescant. 3

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico
Clic de presentación

Material del taller

Atril de papelógrafocant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 24
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 40
Tableros de trabajocant. 40
Notas adhesivascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40
Números de mesacant. 6

Decoración

Mantelescant. 8
Cartas del menúcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Fregaderoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Deja definidos los horarios de cada sesión, las pausas y el tiempo de preguntas para que los ponentes preparen sus presentaciones sin cambios de última hora.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pregunta por las preferencias dietéticas. Usa la lista actualizada de participantes para calcular el catering, las acreditaciones y el número de mesas de trabajo.
Haz una comprobación técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, micrófono y clic de presentación. Una presentación que funciona en otro equipo no garantiza que funcione en la sala.
Prepara los materiales del taller por puesto, no solo en una caja común. Cuenta bolígrafos, rotuladores y hojas de trabajo para cada participante y añade algunas unidades de reserva para evitar interrupciones.
Reserva la última hora previa al inicio para montar la sala, enfriar las bebidas y preparar café y té. La mesa de registro, las acreditaciones y el acceso al recinto deben estar listos antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller para emprendedores?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar una sala, confirmar ponentes y gestionar inscripciones. Deja la última semana para cerrar el número de participantes, el catering y los materiales.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones del taller?: Abre el formulario al menos 3 semanas antes del evento. Ciérralo entre 3 y 5 días antes para poder confirmar asistentes, preferencias dietéticas, acreditaciones y cantidades de catering.
¿Cuándo se debe probar la presentación y el proyector?: Haz una prueba completa el día anterior y repítela entre 60 y 90 minutos antes de abrir la sala. Comprueba también el adaptador HDMI, los alargadores, las regletas y el micrófono inalámbrico.
¿Cuánto catering calcular para un taller de emprendedores?: Calcula las cantidades según la lista definitiva de participantes y confirma las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Para una pausa de café de una hora, prepara aproximadamente 2 bebidas por persona, además de agua y opciones sin cafeína.

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