Organiser un atelier pour entrepreneurs, étape par étape

Un atelier pour entrepreneurs repose sur une préparation en plusieurs temps : cadrer le programme, confirmer les intervenants, puis ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine ensuite les quantités de catering, les tables de travail et le matériel d’animation. La dernière semaine sert surtout à relancer les inscrits, recueillir les besoins alimentaires et tester la présentation. Le jour J, prévoyez une équipe dédiée à l’accueil et vérifiez la technique avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Envoyer un rappel
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des participants
10
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
11
Finaliser les fiches de travail
2 personnes
12
Vérifier la présentation
13
Préparer les badges nominatifs
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Rendre le lieu accessible
2 personnes
18
Nettoyer l’espace
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
2 personnes
21
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
22
Tester la technique
2 personnes
23
Aménager les tables de travail
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Mettre le buffet en place
3 personnes
27
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
31
Servir le café de bienvenue
2 personnes
32
Accompagner l'ouverture
33
Animer le bloc d'atelier 1
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Servir les snacks de pause
2 personnes
36
Animer le bloc d’atelier deux
2 personnes
37
Recueillir les questions
38
Servir le buffet du soir
3 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
40
Animer l'exercice de réseautage
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
42
Animer la session pratique
2 personnes
43
Rassembler les feuilles de travail
2 personnes
44
Assurer la clôture
45
Animer les échanges informels
2 personnes

Suivi

46
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Faire la vaisselle
2 personnes
49
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
50
Ranger le matériel de présentation
2 personnes
51
Nettoyer l’espace
3 personnes
52
Rapporter le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
54
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Cliqueur de présentation

Matériel d'atelier

Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 40
Feuilles de travailqté 40
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 40
Numéros de tableqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Cartes de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et fixer le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 3 semaines entre l’ouverture des inscriptions et l’atelier pour traiter les réponses et confirmer les intervenants.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’atelier. Vous aurez ainsi une liste fiable pour préparer les badges, ajuster le catering et repérer les besoins alimentaires particuliers.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur et le micro au moins 24 heures à l’avance. Prévoyez aussi une rallonge et une multiprise de secours : les problèmes de branchement arrivent souvent au dernier moment.
Installez les tables de travail et les chaises avant de préparer le buffet. Pour un atelier participatif, laissez suffisamment d’espace entre les groupes afin que les participants puissent circuler sans déplacer le matériel.
Préparez le café et le thé avant l’accueil, mais ne remplissez pas les thermos trop tôt. Faites une dernière vérification 30 minutes avant le début, notamment des badges, des fiches de travail, des marqueurs et des stylos.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un atelier pour entrepreneurs ?: Ouvrez-les idéalement 3 semaines avant l’atelier. Fermez le formulaire 3 à 5 jours avant afin de confirmer les quantités de repas, les badges et l’aménagement de la salle.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer un atelier ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour un petit atelier, et davantage si plusieurs intervenants participent. Réservez les 24 dernières heures aux tests techniques, aux fiches de travail et aux vérifications finales.
Quand confirmer les intervenants d’un atelier ?: Confirmez les intervenants avant l’envoi des invitations, idéalement 3 semaines avant la date. Demandez leur présentation et leurs besoins techniques au plus tard 7 jours avant l’atelier.
Quand préparer le catering et les boissons ?: Déterminez les quantités 3 à 5 jours avant, une fois les inscriptions presque closes. Refroidissez les boissons la veille et préparez le café et le thé juste avant l’accueil.

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