Zo organiseer je een ondernemerstraining

Een ondernemerstraining organiseren begint niet met de catering, maar met het leerdoel en de dagindeling. Leg eerst datum, trainingsruimte, trainers en programma vast; bepaal daarna begroting, deelnemersprijs en inschrijving. In de weken erna verzamel je presentaties, werkbladen, dieetwensen en aanmeldingen. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, materialen en definitieve deelnemersaantallen te laat worden gecontroleerd. Plan daarom een aparte test en een vaste afronding van de locatie vóór de trainingsdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Trainingsprogramma opstellen
3
Trainers en gastsprekers vastleggen
4
Begroting en deelnemersprijs bepalen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Bevestigingen naar deelnemers sturen
12
Catering reserveren
13
Benodigde materialen reserveren
14
Trainingsruimte reserveren
15
Presentaties verzamelen
16
Werkbladen voorbereiden
17
Naamkaartjes maken
18
Certificaten voorbereiden
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
2 personen
22
Techniek vooraf testen
2 personen
23
Deelnemersaantallen bevestigen

Event

24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Trainingsruimte openen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Presentaties klaarzetten
28
Werkmappen uitdelen
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
2 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Welkomstwoord verzorgen
32
Trainingsblok begeleiden
2 personen
33
Koffiepauze serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Trainingsblok begeleiden
2 personen
36
Buffet en lunch serveren
3 personen
37
Servies en tafels afruimen
2 personen
38
Avondprogramma begeleiden
2 personen
39
Netwerkborrel serveren
2 personen
40
Certificaten uitreiken
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Materialen verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verwijderen
2 personen
46
Trainingsruimte schoonmaken
2 personen
47
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven catering opslaan
50
Bedankbericht versturen
51
Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 50
Werkmappenaantal 50
Certificatenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het programma uit in blokken met een duidelijke start- en eindtijd. Reserveer per onderdeel ook tijd voor vragen, oefeningen en een korte pauze; zo loopt een inhoudelijk vol programma niet direct uit.
Leg trainers en gastsprekers vast voordat je de uitnodiging verstuurt. Vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op, zodat je bestanden kunt samenvoegen en controleren op de laptop en beamer.
Sluit de inschrijving niet pas op de ochtend zelf. Bevestig het definitieve aantal deelnemers uiterlijk drie werkdagen vooraf aan de catering en gebruik dezelfde lijst voor naamkaartjes, werkbladen en certificaten.
Test de techniek op locatie minimaal één dag eerder. Controleer niet alleen de beamer en HDMI-kabel, maar ook verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en de positie van het projectiescherm.
Maak de trainingsruimte vóór opening in één ronde klaar: zet tafels, stoelen, registratietafel, flip-over en schrijfmateriaal neer en richt koffie, thee en water in. Leg materialen naar gebruiksvolgorde klaar, zodat deelnemers niet wachten bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemerstraining organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken vooraf met datum, locatie, programma en trainers. Verstuur uitnodigingen zodra de inhoud en deelnemersprijs vaststaan; plan de definitieve controle van catering en deelnemersaantal drie werkdagen voor de training.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor het programma van een ondernemerstraining?: Plan per inhoudelijk blok meestal 45 tot 90 minuten en voeg per blok 10 tot 15 minuten toe voor vragen of een oefening. Houd daarnaast minstens 30 minuten aan voor ontvangst en registratie, afhankelijk van het aantal deelnemers.
Wanneer moet je de techniek van een training testen?: Test beamer, laptop, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en stroomvoorziening minimaal één dag vooraf op de trainingslocatie. Neem reservekabels en verlengkabels mee; een ontbrekende aansluiting ontdek je anders pas bij de start.
Wanneer geef je het definitieve aantal deelnemers door aan de catering?: Bevestig het aantal uiterlijk drie werkdagen vooraf, inclusief dieetwensen. Controleer diezelfde dag ook de deelnemerslijst, naamkaartjes, werkbladen en certificaten, zodat wijzigingen niet op het laatste moment ontstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.