Organiser une formation d’entrepreneuriat, étape par étape

Une formation d’entrepreneuriat demande plus qu’une salle et quelques intervenants. Commencez par fixer la date, le lieu, le programme et le budget, puis ouvrez les inscriptions avec un formulaire précis. Les confirmations, les besoins alimentaires et le matériel technique doivent être suivis au même endroit. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les présentations, les feuilles de travail, le nombre de participants et les tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Établir le programme d’entraînement
3
Réserver les formateurs et les intervenants
4
Définir le budget et le prix par participant
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Envoyer les confirmations aux participants
12
Réserver le catering
13
Réserver le matériel nécessaire
14
Réserver la salle d’entraînement
15
Rassembler les présentations
16
Préparer les feuilles de travail
17
Créer des badges nominatifs
18
Préparer les certificats
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
22
Tester la technique à l’avance
2 personnes
23
Confirmer le nombre de participants

Événement

24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Ouvrir la salle d'entraînement
26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Préparer les présentations
28
Distribuer les classeurs de travail
2 personnes
29
Accueillir les participants
2 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Assurer le mot de bienvenue
32
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
33
Servir la pause-café
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
36
Servir le buffet et le déjeuner
3 personnes
37
Débarrasser la vaisselle et les tables
2 personnes
38
Encadrer le programme du soir
2 personnes
39
Servir le cocktail réseau
2 personnes
40
Remettre les certificats
41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Rassembler le matériel
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Enlever les déchets
2 personnes
46
Nettoyer la salle d’entraînement
2 personnes
47
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
48
Retourner les matériels
2 personnes
49
Stocker la restauration restante
50
Envoyer un message de remerciement
51
Archiver les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 50
Dossiers de travailqté 50
Certificatsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez la capacité en tables et en chaises, l’espace pour le paperboard et les prises disponibles avant de confirmer le lieu.
Finalisez le programme avant de réserver les formateurs et les intervenants. Prévoyez des séquences de 45 à 90 minutes et gardez au moins 15 minutes entre deux interventions pour les questions et les transitions.
Ouvrez les inscriptions avec des questions concrètes : coordonnées, niveau d’expérience et besoins alimentaires. Fixez une date limite située 7 jours avant la formation afin de transmettre le nombre définitif au traiteur.
Testez la projection et le son au moins 48 heures avant l’accueil. Branchez l’ordinateur portable, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et le micro sans fil dans la configuration réelle de la salle.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, stylos, blocs-notes, certificats et liste des participants. Installez la table d’inscription avant l’ouverture et prévoyez 30 minutes pour le café, le thé et la mise en place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation d’entrepreneuriat ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les intervenants, de promouvoir la formation, de traiter les inscriptions et de confirmer le catering.
Quand faut-il envoyer les confirmations aux participants ?: Envoyez-les 7 à 10 jours avant la formation, une fois le nombre de participants presque définitif. Rappelez l’horaire, l’adresse, le programme, les informations pratiques et la date limite pour signaler un changement alimentaire.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Confirmez le nombre final 5 à 7 jours avant l’événement, selon les conditions du traiteur. Conservez une petite marge pour les désistements de dernière minute et transmettez séparément les besoins alimentaires recensés.
Que faut-il tester avant une formation d’entrepreneuriat ?: Faites un test complet au moins 48 heures à l’avance : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, micro, rallonges et multiprises. Ouvrez chaque présentation et vérifiez aussi que les fichiers sont disponibles sans connexion internet.

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