Eine Unternehmerschulung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Unternehmerschulung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles funktioniert. Legen Sie zuerst Termin, Ort, Trainingsprogramm und Referenten fest. Danach folgen Budget, Anmeldung und Teilnehmerkommunikation, bevor Sie Catering, Raum und Technik verbindlich planen. Rechnen Sie außerdem Zeit für Präsentationen, Arbeitsblätter, Namensschilder und Zertifikate ein – diese Dinge werden häufig erst kurz vor Beginn vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Trainingsprogramm erstellen
- 3
Trainer und Gastredner festlegen
- 4
Budget und Teilnehmerpreis festlegen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Werbung in sozialen Medien posten
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Bestätigungen an Teilnehmer senden
- 12
Catering reservieren
- 13
Benötigte Materialien reservieren
- 14
Trainingsraum reservieren
- 15
Präsentationen sammeln
- 16
Arbeitsblätter vorbereiten
- 17
Namensschilder erstellen
- 18
Zertifikate vorbereiten
- 19
Einkaufsliste prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 22
Technik vorab testen
2 Personen
- 23
Teilnehmerzahlen bestätigen
Event
- 24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 25
Trainingsraum öffnen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Präsentationen vorbereiten
- 28
Arbeitsmappen verteilen
2 Personen
- 29
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 30
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 31
Begrüßungswort übernehmen
- 32
Trainingsblock begleiten
2 Personen
- 33
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Trainingsblock begleiten
2 Personen
- 36
Buffet und Mittagessen servieren
3 Personen
- 37
Geschirr und Tische abräumen
2 Personen
- 38
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 39
Netzwerk-Getränke servieren
2 Personen
- 40
Zertifikate ausgeben
- 41
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Abfall entsorgen
2 Personen
- 46
Trainingsraum reinigen
2 Personen
- 47
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 48
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Übrig gebliebenes Catering einlagern
- 50
Dankesnachricht versenden
- 51
Anwesenheitsdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- WeingläserAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 50
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 50
- TischdeckenAnz. 8
- StifteAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 50
- ArbeitsmappenAnz. 50
- ZertifikateAnz. 50
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Planen Sie das Trainingsprogramm mindestens vier bis sechs Wochen vorher. Stimmen Sie die Inhalte mit Trainern und Gastrednern ab und legen Sie früh fest, wann Präsentationen und Arbeitsblätter spätestens vorliegen müssen.
- Bestätigen Sie die Teilnehmerzahl spätestens sieben Tage vor der Schulung. Dann können Sie Catering, Sitzplätze, Namensschilder und Zertifikate passend vorbereiten, statt mit Schätzungen zu arbeiten.
- Erfassen Sie Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und geben Sie sie gesammelt an das Catering weiter. Nachträgliche Änderungen am Vortag lassen sich oft nur noch eingeschränkt berücksichtigen.
- Testen Sie Beamer, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens einen Werktag vorher am Veranstaltungsort. Prüfen Sie auch Mikrofon, Flipchart und Projektionsfläche, nicht nur die Präsentation.
- Bereiten Sie die Registrierung so vor, dass sie 30 Minuten vor dem Trainingsbeginn geöffnet werden kann. Stellen Sie Teilnehmerliste, Namensschilder, Stifte und Notizblöcke am Registrierungstisch bereit und öffnen Sie den Raum rechtzeitig.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Unternehmerschulung organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Termin, Ort, Trainingsprogramm, Referenten und Budget feststehen; danach können Anmeldung und Einladungen starten.
- Wann sollte man die Teilnehmerzahl für eine Unternehmerschulung bestätigen?
- Bestätigen Sie die Zahl spätestens sieben Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Werktage für Catering, Sitzordnung, Materialien, Namensschilder und Zertifikate.
- Wie viel Zeit braucht die Technikprüfung vor einer Schulung?
- Planen Sie mindestens 60 Minuten für einen vollständigen Test ein, vorzugsweise am Vortag. Testen Sie dabei Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon, Verlängerungskabel und alle Präsentationen am tatsächlichen Aufbauort.
- Wann sollte das Catering für eine Unternehmerschulung bestellt werden?
- Reservieren Sie das Catering etwa zwei bis drei Wochen vorher und melden Sie die endgültige Teilnehmerzahl sieben Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche sollten bereits bei der Anmeldung erfasst und weitergegeben werden.
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