Zo organiseer je een ondernemersavond zonder last-minute stress

Een ondernemersavond staat of valt met een strakke volgorde: eerst datum, gasten en locatie, daarna aanmeldingen, programma en catering. Plan niet alleen de inhoud, maar ook de techniek en ontvangst. Sprekers, presentaties en dieetwensen lopen snel achter als je geen vaste deadlines gebruikt. Met een duidelijke planning voorkom je dat naamkaartjes, route-informatie of gekoelde dranken pas op de avond zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodiging opstellen
4
Aanmeldformulier klaarzetten
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma uitwerken
2 personen
10
Sprekers bevestigen
11
Presentaties verzamelen
12
Presentaties controleren
13
Locatie reserveren
14
Catering reserveren
15
Meubilair controleren
2 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Boodschappenlijst maken
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Programma afdrukken
20
Routebeschrijving versturen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Buffetonderdelen voorbereiden
3 personen
25
Presentaties klaarzetten
26
Sleutels en toegang regelen
27
Locatie inspecteren
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Drankentafel inrichten
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Decoratie ophangen
2 personen
35
Verlichting plaatsen
2 personen
36
Projector aansluiten
37
Presentaties testen
2 personen
38
Achtergrondmuziek testen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

40
Registratietafel bemannen
2 personen
41
Gasten ontvangen
2 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Spreker aankondigen
48
Presentatie begeleiden
49
Vragen uit de zaal verzamelen
50
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
51
Netwerktafels begeleiden
3 personen
52
Buffet openen
2 personen
53
Buffet serveren
3 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Gebruikte borden ophalen
2 personen
57
Koffie bijvullen
58
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
59
Glazen verzamelen
2 personen
60
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

61
Restanten veilig verpakken
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels afruimen
3 personen
64
Stoelen stapelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Apparatuur uitschakelen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Toiletten controleren
70
Sleutels terugbrengen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
73
Onkostenbonnen verzamelen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedjesaantal 10
Menukaartenaantal 10
Welkomstbord
Ballonnenaantal 40
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de datum en tijd vast voordat je de uitnodiging maakt. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf en leg in het aanmeldformulier meteen dieetwensen en contactgegevens vast.
Werk met een aanmelddeadline van 7 dagen voor de ondernemersavond. Bevestig daarna de deelnemers en gebruik het definitieve aantal voor catering, stoelen, naamkaartjes en programmamateriaal.
Bevestig sprekers uiterlijk 3 weken vooraf en vraag presentaties uiterlijk 5 dagen voor de avond op. Controleer de bestanden op indeling, beeldverhouding en aansluitingen voordat je ze op de laptop klaarzet.
Test projector, projectiescherm, HDMI-kabels, speakers en draadloze microfoons op locatie. Doe een volledige proef minstens 2 uur voor de start, zodat je nog kunt wisselen of verlengen.
Plan de opbouw met aparte momenten voor ontvangst, catering en techniek. Koel dranken, zet koffieapparaten en waterkokers klaar en controleer servies, afvalbakken en warmhoudbakken voordat de eerste gast binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemersavond organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en sprekers. Verstuur de uitnodiging 4 weken vooraf en houd de laatste week vrij voor aantallen, techniek en catering.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een ondernemersavond?: Verstuur de uitnodigingen minimaal 4 weken voor de avond. Geef gasten ongeveer 3 weken om zich aan te melden en sluit de inschrijving 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ondernemersavond?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en technische test. Controleer eerst meubilair en ontvangst, test daarna presentaties en microfoons en zet als laatste de catering klaar.
Wanneer moet je de catering voor een ondernemersavond definitief maken?: Geef het definitieve aantal deelnemers 7 dagen vooraf door, nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Verzamel dieetwensen uiterlijk op dezelfde deadline, zodat de catering daarop kan worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.