Cómo organizar una Noche de emprendedores sin perder el control
Empieza por fijar la fecha, la duración y el número máximo de asistentes; todo lo demás depende de esas tres decisiones. Después combina las inscripciones con el programa: confirma ponentes, recopila sus presentaciones y pregunta por las preferencias dietéticas antes de contratar el catering. La última semana sirve para cerrar logística, mobiliario y equipos. El día anterior deja listas las acreditaciones, el programa impreso, las bebidas frías y las partes del buffet.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y hora
- 2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 3
Redactar la invitación
- 4
Preparar el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Desarrollar el programa
2 personas
- 10
Confirmar ponentes
- 11
Recopilar las presentaciones
- 12
Revisar las presentaciones
- 13
Reservar el lugar
- 14
Reservar el catering
- 15
Comprobar el mobiliario
2 personas
- 16
Probar el equipo
2 personas
- 17
Hacer la lista de la compra
- 18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 19
Imprimir el programa
- 20
Enviar indicaciones
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Preparar las partes del buffet
3 personas
- 25
Preparar las presentaciones
- 26
Gestionar llaves y acceso
- 27
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 31
Montar mesas de buffet
3 personas
- 32
Montar la mesa de bebidas
2 personas
- 33
Preparar tarjetas con nombres
- 34
Colgar la decoración
2 personas
- 35
Instalar la iluminación
2 personas
- 36
Conectar el proyector
- 37
Probar presentaciones
2 personas
- 38
Probar la música de fondo
- 39
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 40
Atender la mesa de registro
2 personas
- 41
Recibir a los invitados
2 personas
- 42
Repartir las tarjetas con nombres
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Dar el discurso de apertura
- 47
Anunciar al ponente
- 48
Coordinar la presentación
- 49
Recoger preguntas del público
- 50
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
- 51
Coordinar las mesas de networking
3 personas
- 52
Abrir el buffet
2 personas
- 53
Servir el bufé
3 personas
- 54
Reponer el bufé
3 personas
- 55
Servir comidas especiales
2 personas
- 56
Recoger los platos usados
2 personas
- 57
Rellenar el café
- 58
Guiar el cóctel de networking
2 personas
- 59
Recoger los vasos
2 personas
- 60
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 61
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 64
Apilar las sillas
2 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Apagar el equipo
- 67
Retirar la decoración
2 personas
- 68
Limpiar el lugar
3 personas
- 69
Comprobar los baños
- 70
Devolver las llaves
- 71
Devolver los materiales
2 personas
- 72
Almacenar el material sobrante
2 personas
- 73
Recopilar los recibos de gastos
- 74
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Manteles individualescant. 10
- Cartas del menúcant. 10
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 40
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el aforo antes de enviar invitaciones. Envía el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de margen y confirma las plazas 5 días antes del encuentro.
- Pide a cada ponente su presentación 7 días antes y revísala en el portátil que se utilizará. Prueba el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los micrófonos inalámbricos y los altavoces el día anterior.
- Recoge las preferencias dietéticas en el formulario y pásalas al catering como mínimo 5 días antes. Separa las raciones especiales y etiqueta el buffet para evitar preguntas durante las charlas.
- Distribuye las mesas plegables, las mesas altas y las sillas antes de que lleguen los asistentes. Coloca también percheros y papeleras cerca de la entrada, y prepara las tarjetas con nombres en orden alfabético.
- Calcula la pausa alrededor del programa y prepara con antelación café, té, agua y vino. Enfría las bebidas el día anterior, monta las bandejas y cuencos, y deja las máquinas de café y las teteras listas antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de emprendedores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y el catering al principio, envía las invitaciones unas 3 semanas antes y cierra inscripciones y necesidades dietéticas 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?
- Pídelas al menos 7 días antes y revisa cada archivo con el equipo que se usará. Haz una prueba completa de imagen y sonido el día anterior, no justo antes de recibir al público.
- ¿Qué se prepara el día anterior a una Noche de emprendedores?
- Deja impresos el programa y las tarjetas con nombres, enfría las bebidas y comprueba el mobiliario. También prepara el buffet y prueba el proyector, los micrófonos, los altavoces y todos los cables.
- ¿Cuándo se deben confirmar las inscripciones?
- Envía una confirmación automática al registrarse y una segunda confirmación definitiva entre 3 y 5 días antes. En ese momento verifica asistencia, preferencias dietéticas y cualquier indicación para llegar al lugar.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!