So organisierst du einen Unternehmerabend

Ein Unternehmerabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Termin, Zielgruppe und Programm fest, danach organisierst du Anmeldungen, Referenten, Raum und Catering. Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag, sondern prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Funkmikrofone vorher gemeinsam. Auch Ernährungswünsche, Wegbeschreibung und Namensschilder werden häufig zu spät bearbeitet. Mit der folgenden Reihenfolge behältst du Zu- und Absagen, Präsentationen und die Vorbereitung vor Ort im Griff.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit bestätigen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladung erstellen
4
Anmeldeformular bereitlegen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Anmeldungen bestätigen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm ausarbeiten
2 Personen
10
Referenten bestätigen
11
Präsentationen sammeln
12
Präsentationen prüfen
13
Location reservieren
14
Catering reservieren
15
Möbel überprüfen
2 Personen
16
Geräte testen
2 Personen
17
Einkaufsliste erstellen
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Programm drucken
20
Wegbeschreibung versenden
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Buffetkomponenten vorbereiten
3 Personen
25
Präsentationen vorbereiten
26
Schlüssel und Zugang organisieren
27
Location inspizieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
31
Buffettische einrichten
3 Personen
32
Getränketisch einrichten
2 Personen
33
Namensschilder bereitlegen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Beleuchtung anbringen
2 Personen
36
Projektor anschließen
37
Präsentationen testen
2 Personen
38
Hintergrundmusik testen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

40
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
41
Gäste empfangen
2 Personen
42
Namensschilder verteilen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Eröffnungsrede halten
47
Redner ankündigen
48
Präsentation moderieren
49
Fragen aus dem Publikum sammeln
50
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
51
Netzwerktische betreuen
3 Personen
52
Buffet eröffnen
2 Personen
53
Buffet servieren
3 Personen
54
Buffet auffüllen
3 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Benutzte Teller abholen
2 Personen
57
Kaffee nachfüllen
58
Networking-Event betreuen
2 Personen
59
Gläser einsammeln
2 Personen
60
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Reste sicher verpacken
2 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Tische abräumen
3 Personen
64
Stühle stapeln
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Geräte ausschalten
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Location reinigen
3 Personen
69
Toiletten kontrollieren
70
Schlüssel zurückbringen
71
Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
73
Ausgabenbelege sammeln
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 60
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
GabelnAnz. 60
MesserAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12

Küche

ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 10
SpeisekartenAnz. 10
Willkommensschild
BallonsAnz. 40
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Programm und Rückmeldefrist feststehen. Setze die Frist etwa 7 bis 10 Tage vor dem Unternehmerabend, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig an Catering und Location weitergeben kannst.
Bestätige Referenten und Präsentationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Schriftarten, Videos sowie Anschlüsse, statt die erste Prüfung beim Aufbau zu machen.
Plane den Raum nach dem Ablauf: Klapptische und Stühle für den Vortrag, Stehtische für Gespräche und einen Kleiderständer am Eingang. Stelle Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone so auf, dass Wege zum Buffet und zur Garderobe frei bleiben.
Kalkuliere Getränke für Empfang, Vortrag und Austausch getrennt und kühle Wasser sowie weitere Getränke frühzeitig. Stelle für Kaffee eine Kaffeemaschine oder einen Wasserkocher bereit und prüfe, ob Tassen, Wassergläser, Weingläser und Löffel zur erwarteten Personenzahl passen.
Bereite am Vortag Namensschilder, gedrucktes Programm und Wegbeschreibung vor. Am Veranstaltungstag sollten Snacks, Buffetkomponenten und Warmhaltebehälter vor dem Eintreffen der ersten Gäste bereitstehen, damit niemand aus dem Organisationsteam beim Empfang fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Unternehmerabend organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Gästeliste und Location. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Catering sowie Referenten angefragt sein.
Wann verschickt man die Einladungen für einen Unternehmerabend?: Versende die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage für Bestätigungen, Sitzplanung und Ernährungswünsche.
Wann sollte die Technik für einen Unternehmerabend getestet werden?: Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Führe zusätzlich am Veranstaltungstag einen kurzen Funktionstest durch, bevor die Gäste eintreffen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Unternehmerabends?: Plane für Mobiliar, Technik, Buffet, Getränke und Namensschilder mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Wenn Präsentationen oder warme Speisen vorbereitet werden, ist ein Aufbau am Vortag für einzelne Bereiche sinnvoll.

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