Zo organiseer je een Olympische dag zonder chaos

Een Olympische dag staat of valt met een strak programma en duidelijke rollen. Leg eerst de locatie, sportonderdelen en tijdsindeling vast; regel daarna teams, juryleden, materiaal en catering. Verstuur de teamindeling en spelregels ruim vooraf, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht. Op de dag zelf draait alles om klaarstaande velden, zichtbare scores en iemand die de tijd bewaakt. Met deze volgorde voorkom je stiltes, zoekgeraakte spullen en discussies over de uitslag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Teams samenstellen
2 personen
8
Teamindeling versturen
9
Sportonderdelen vastleggen
3 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Spelregels uitschrijven
2 personen
12
Juryleden aanwijzen
2 personen
13
Presentator aanwijzen
14
Muziek afspeellijst maken
15
Prijzen bestellen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Sportvelden uitzetten
4 personen
23
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
24
Decoratie ophangen
3 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Jurytafels inrichten
2 personen
28
Registratielijst klaarleggen
29
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Opening presenteren
2 personen
32
Teams naar start brengen
4 personen
33
Sportonderdelen begeleiden
8 personen
34
Scores bijhouden
4 personen
35
Waterpunten bijvullen
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Buffet openen
3 personen
39
Buffet aanvullen
3 personen
40
Servies en afval inzamelen
3 personen
41
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
42
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
43
Eindronde begeleiden
5 personen
44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
46
Meubilair afbreken
4 personen
47
Decoratie verwijderen
3 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Apparatuur uitschakelen
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
53
Materialen terugbrengen
2 personen
54
Koelboxen leegmaken
2 personen
55
Restanten opslaan
2 personen
56
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Jurytafelsaantal 4
Partytentenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Basketballenaantal 4
Estafettestokjesaantal 8
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Touwtrektouw
Startfluitenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 3
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 60
Sportmattenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 8
Gouden medaillesaantal 8
Zilveren medaillesaantal 8
Bronzen medaillesaantal 8
Prijzenbekersaantal 8
Teamtafellabelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveermessenaantal 4
Keukenkommenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per sportonderdeel niet alleen de speeltijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, uitleg en het verplaatsen van materiaal. Zonder die buffer loopt een programma met zes onderdelen snel uit.
Maak teams zodra de aanmeldingen binnen zijn en stuur de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook het programma, de spelregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wijs per onderdeel één jurylid aan en geef die persoon een stopwatch, scorebord en meetlint waar nodig. Laat de presentator de tussenstanden hardop herhalen, zodat teams weten waar ze staan.
Zet sportmateriaal per onderdeel apart klaar: bijvoorbeeld pionnen, ballen, estafettestokjes en teamhesjes. Leg reserveballen en extra markering klaar; zoeken tijdens een wissel kost al snel 10 minuten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wanneer je partytenten, sportmatten of een aangepast programma inzet. Zorg ook dat geluidsinstallatie, verlengkabels en stekkerdozen vóór de start getest zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een Olympische dag?: Reken voor een programma met 5 tot 6 sportonderdelen op ongeveer 4 tot 6 uur, inclusief pauzes en prijsuitreiking. Plan per onderdeel gemiddeld 20 tot 30 minuten en voeg 5 tot 10 minuten wisseltijd toe.
Wanneer moet ik de teams voor een Olympische dag indelen?: Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen en eventuele dieetwensen binnen zijn, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Verstuur de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen voor de Olympische dag.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een Olympische dag?: Wijs minimaal één jurylid per gelijktijdig gespeeld onderdeel aan. Bij vier onderdelen die tegelijk plaatsvinden heb je dus minstens 4 juryleden nodig, plus één presentator of wedstrijdcoördinator.
Hoe bereid ik een Olympische dag voor bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 6 uur vooraf. Leg uiterlijk de avond ervoor vast welke onderdelen naar binnen gaan, welke partytenten nodig zijn en wie deelnemers over de wijziging informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.