Comment organiser une journée olympique sans perdre le fil

Une journée olympique réussie repose d’abord sur un programme réaliste, puis sur une organisation sportive facile à suivre. Fixez la date, réservez le lieu et le traiteur avant d’ouvrir les inscriptions. Quand les participants sont connus, formez les équipes, répartissez les épreuves et envoyez les règles à l’avance. Le jour venu, prévoyez un responsable par zone, du temps pour l’installation et une solution de repli si la météo change.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Réserver le catering
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Former les équipes
2 personnes
8
Envoyer la répartition des équipes
9
Consigner les épreuves sportives
3 personnes
10
Établir le planning des matchs
2 personnes
11
Rédiger le règlement
2 personnes
12
Désigner les membres du jury
2 personnes
13
Désigner un animateur
14
Créer la playlist musicale
15
Commander les prix
16
Vérifier les prévisions météo
17
Faire les courses
3 personnes
18
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
23
Installer le matériel de sport
3 personnes
24
Installer la décoration
3 personnes
25
Raccorder la sonorisation
2 personnes
26
Aménager le stand d’information
2 personnes
27
Installer les tables du jury
2 personnes
28
Préparer la liste d’inscription
29
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

30
Enregistrer les participants
3 personnes
31
Présenter l’ouverture
2 personnes
32
Amener les équipes au départ
4 personnes
33
Encadrer les épreuves sportives
8 personnes
34
Suivre les scores
4 personnes
35
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Ouvrir le buffet
3 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
40
Collecter la vaisselle et les déchets
3 personnes
41
Animer la remise des prix
3 personnes
42
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
43
Encadrer la dernière manche
5 personnes
44
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

45
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
46
Démonter le mobilier
4 personnes
47
Retirer la décoration
3 personnes
48
Rassembler les déchets
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Éteindre l’équipement
2 personnes
52
Rassembler les objets trouvés
53
Rapporter le matériel
2 personnes
54
Vider les glacières
2 personnes
55
Ranger les restes
2 personnes
56
Évacuer les emballages vides
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables du juryqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Ballons de basketqté 4
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Balles souplesqté 12
Corde de tir à la corde
Sifflets de départqté 4
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 3
Panneaux de scoreqté 4
Chasubles d’équipeqté 60
Tapis de sportqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 8
Médailles d’orqté 8
Médailles d'argentqté 8
Médailles de bronzeqté 8
Coupes de prixqté 8
Étiquettes de table d'équipeqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Couteaux de serviceqté 4
Bols de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 6
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez des créneaux de 10 à 15 minutes entre les épreuves pour absorber les retards, les changements de terrain et les déplacements.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée sportive. Vous aurez ainsi le temps de former les équipes, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer la répartition à chacun.
Écrivez un règlement d’une page avec les règles, le barème et les décisions du jury. Distribuez-le au moins 3 jours avant afin d’éviter les contestations au premier match.
Préparez le matériel par épreuve plutôt que dans un seul tas : ballons, cônes, chronomètres, sifflets et panneaux de score doivent être déposés sur chaque terrain avant l’arrivée des équipes.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Si des tentes, des rallonges ou une sonorisation sont nécessaires, testez-les avant le début et gardez les boissons au frais dès l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée olympique ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Réservez rapidement le lieu sportif et le traiteur, puis gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les équipes, les achats et le planning détaillé.
Quand faut-il arrêter les inscriptions pour une journée olympique ?: Fixez la clôture 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de former les équipes, de noter les besoins alimentaires et d’envoyer la composition ainsi que les horaires des épreuves.
Combien d’épreuves prévoir pour une journée olympique ?: Prévoyez 4 à 6 épreuves pour une demi-journée, ou 6 à 8 pour une journée entière. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux épreuves pour les déplacements, les scores et les changements de matériel.
Que préparer la veille d’une journée olympique ?: Rassemblez la veille les équipements sportifs, les chasubles, les feuilles de score, les prix et la sonorisation. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et vérifiez que chaque terrain dispose de son matériel.

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