Cómo organizar un Día olímpico sin perder el control
Un Día olímpico funciona cuando la competición está cerrada antes de que lleguen los participantes. Empieza por reservar la sede y fijar un programa con horas para las pruebas, las pausas y la comida. Después, organiza las inscripciones, forma equipos y comunica a cada persona dónde debe estar. El día anterior se comprueban el material deportivo, la previsión meteorológica, las bebidas y el sonido; el mismo día solo queda montar, señalizar y dirigir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la sede deportiva
- 3
Reservar el catering
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Formar equipos
2 personas
- 8
Enviar la distribución del equipo
- 9
Contratar las pruebas deportivas
3 personas
- 10
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 11
Redactar las reglas del juego
2 personas
- 12
Designar a los miembros del jurado
2 personas
- 13
Designar presentador
- 14
Crear lista de reproducción
- 15
Encargar premios
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Hacer la compra
3 personas
- 18
Reunir material deportivo
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
4 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Delimitar los campos deportivos
4 personas
- 23
Preparar el material deportivo
3 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 26
Montar la mesa de información
2 personas
- 27
Montar las mesas del jurado
2 personas
- 28
Preparar la lista de registro
- 29
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Evento
- 30
Registrar a los participantes
3 personas
- 31
Presentar la apertura
2 personas
- 32
Llevar a los equipos a la salida
4 personas
- 33
Acompañar las pruebas deportivas
8 personas
- 34
Llevar las puntuaciones
4 personas
- 35
Reponer los puntos de agua
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Servir aperitivos
3 personas
- 38
Abrir el buffet
3 personas
- 39
Reponer el bufé
3 personas
- 40
Recoger vajilla y residuos
3 personas
- 41
Coordinar la entrega de premios
3 personas
- 42
Controlar la música y la iluminación
2 personas
- 43
Guiar la ronda final
5 personas
- 44
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 45
Reunir material deportivo
3 personas
- 46
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 47
Retirar la decoración
3 personas
- 48
Recoger la basura
3 personas
- 49
Lavar la vajilla
3 personas
- 50
Limpiar el lugar
4 personas
- 51
Apagar el equipo
2 personas
- 52
Recoger objetos perdidos
- 53
Devolver los materiales
2 personas
- 54
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
- 55
Guardar los restos
2 personas
- 56
Desechar los envases vacíos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas del juradocant. 4
- Carpas de fiestacant. 2
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Voleibolcant. 2
- Balones de baloncestocant. 4
- Testigos de relevocant. 8
- Conoscant. 30
- Aroscant. 12
- Cuerdas para saltarcant. 12
- Pelotas blandascant. 12
- Cuerda para tira y afloja
- Pitos de salidacant. 4
- Cronómetroscant. 6
- Cintas métricascant. 3
- Marcadorescant. 4
- Petos de equipocant. 60
- Colchonetas deportivascant. 6
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Banderas del equipocant. 8
- Medallas de orocant. 8
- Medallas de platacant. 8
- Medallas de broncecant. 8
- Trofeoscant. 8
- Etiquetas de mesa para equiposcant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cuchillos de servircant. 4
- Cuencos de cocinacant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Compresas fríascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 3 semanas antes y reserva la sede deportiva y el catering en ese momento. Si esperas a tener las inscripciones, puedes quedarte sin horario o sin servicio de comida.
- Fija una fecha límite de inscripción de 10 a 14 días antes. Usa ese listado para recoger las preferencias dietéticas, formar equipos y enviar la distribución del equipo con varios días de margen.
- Asigna una persona al jurado por cada zona de competición y nombra también a un presentador. El jurado necesita reglas impresas, cronómetros, marcadores y una mesa propia antes de iniciar la primera prueba.
- Prepara el horario dejando entre 10 y 15 minutos entre pruebas. Ese margen permite cambiar balones, conos, aros o cuerdas, trasladar equipos y resolver retrasos sin desplazar toda la comida.
- Haz el montaje principal entre 2 y 3 horas antes: coloca mesas y sillas, delimita los campos, prueba micrófono y altavoces y conecta los cables alargadores. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos durante la última hora para que no pierdan calidad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día olímpico?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la sede y el catering al principio, fija las pruebas y las reglas unas 3 semanas antes y cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes.
- ¿Cuánto tiempo debe durar un Día olímpico?
- Calcula entre 4 y 6 horas para combinar varias pruebas, pausas y una comida. Programa bloques de 20 a 30 minutos y deja de 10 a 15 minutos entre ellos para cambios y desplazamientos.
- ¿Cuándo se forman los equipos?
- Forma los equipos entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Envía la distribución al menos 3 días antes para que nadie llegue sin saber su equipo.
- ¿Cuándo se monta el material deportivo y el sonido?
- Haz el montaje entre 2 y 3 horas antes del comienzo. Comprueba entonces los campos, balones, conos, cronómetros, micrófono y altavoces; no dejes la prueba del sonido para los primeros minutos del concurso.
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