Zo organiseer je een oecumenische viering

Begin met de datum, locatie en voorgangers; pas daarna leg je muzikanten, koor en programma vast. Werk de liturgie uit met Bijbelteksten, liederen, gebeden en voorbeden voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd bij aanmeldingen niet alleen het aantal deelnemers bij, maar ook dieetwensen, kinderen en toegankelijkheid. Plan vervolgens de maaltijd, zaalindeling, vrijwilligers en techniek. In de laatste week draait alles om controleren: teksten printen, boodschappen doen, verse producten ophalen en dranken koelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Voorgangers vastleggen
2 personen
3
Muzikanten en koor vastleggen
2 personen
4
Programma en liturgie opstellen
3 personen
5
Bijbelteksten selecteren
2 personen
6
Liederen kiezen
3 personen
7
Gebeden en overweging voorbereiden
3 personen
8
Voorbeden verzamelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
2 personen
12
Aantal deelnemers bevestigen
2 personen
13
Maaltijd en catering reserveren
2 personen
14
Zaalindeling uitwerken
2 personen
15
Toegankelijkheid controleren
2 personen
16
Kinderprogramma voorbereiden
3 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Teksten en liedbladen maken
2 personen
19
Liedbladen printen
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Route- en welkomstborden maken
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Verse producten ophalen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Maaltijd voorbereiden
5 personen
27
Vegetarische porties voorbereiden
2 personen
28
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
29
Zaal openen
2 personen
30
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Altaartafel klaarmaken
2 personen
34
Liturgische materialen klaarleggen
2 personen
35
Geluid testen
3 personen
36
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
37
Liedbladen en programma's klaarleggen
2 personen
38
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
39
Buffet opbouwen
4 personen
40
Naamtafel en ontvangstpunt inrichten
2 personen
41
Welkomstborden plaatsen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Programma's uitdelen
2 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
46
Oecumenische viering begeleiden
4 personen
47
Muzikale begeleiding verzorgen
5 personen
48
Collecte begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Informeel samenzijn begeleiden
3 personen
52
Buffet openen
2 personen
53
Maaltijd serveren
6 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
56
Servies en bestek inzamelen
3 personen
57
Koffie en thee opnieuw serveren
3 personen
58
Avondprogramma begeleiden
3 personen
59
Afscheid en mededelingen verzorgen
2 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Keuken schoonmaken
3 personen
64
Buffet en koffiepunt opruimen
3 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Liturgische ruimte herstellen
2 personen
67
Geluid en instrumenten opruimen
3 personen
68
Zaal en toiletten schoonmaken
4 personen
69
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
70
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 15
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Kledingrekaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 130
Diepe bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffielepeltjesaantal 100
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 15
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 6
Laptop
Projectiescherm
Beamer

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Ovenschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 15
Kaarsenaantal 40
Kandelaarsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbordenaantal 6
Tafelbordjesaantal 15
Naambadgesaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de liturgie uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf met de voorgangers. Controleer daarna of Bijbelteksten, liederen, gebeden en voorbeden samen binnen de beschikbare vieringstijd passen.
Leg muzikanten en koor vast voordat je de liederen definitief maakt. Reserveer voor repetitie en soundcheck minimaal 60 minuten, vooral wanneer draadloze microfoons, luidsprekers, een mengpaneel en een beamer nodig zijn.
Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de viering. Gebruik het definitieve aantal voor de catering, stoel- en tafelindeling, naambadges, servies en het kinderprogramma; vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit.
Maak de zaalindeling minstens 1 week vooraf en loop de route fysiek na. Controleer vrije doorgangen, zitplaatsen, verlichting, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen voordat bezoekers arriveren.
Plan de laatste boodschappen niet op dezelfde dag als de viering. Haal verse producten en gekoelde dranken op de dag ervoor of plan daarvoor een aparte vrijwilliger, zodat opbouw en ontvangst niet tegelijk moeten gebeuren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een oecumenische viering?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en voorgangers. Leg muziek en koor binnen de eerste 4 weken vast en rond liturgie, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de viering af.
Wanneer moet de liturgie van een oecumenische viering klaar zijn?: Maak een eerste versie 4 tot 6 weken vooraf en laat die door alle voorgangers controleren. Zet teksten en liederen uiterlijk 10 dagen voor de viering definitief, zodat je de liedbladen nog kunt opmaken en printen.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een oecumenische viering?: Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf. Dan kun je het deelnemersaantal, dieetwensen, maaltijd, zaalindeling, servies en eventuele kinderopvang gericht voorbereiden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een oecumenische viering?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, buffettafels, techniek, bewegwijzering en ontvangst. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor muziek- en microfooncontrole als er koor, muzikanten of projectie is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.