Organiser une célébration œcuménique, étape par étape

Une célébration œcuménique demande surtout une bonne coordination entre les officiants, les musiciens, les bénévoles et l’équipe d’accueil. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez la liturgie avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants déterminera la disposition de la salle, le repas, les livrets et le matériel technique. Prévoyez aussi les besoins des enfants, l’accessibilité et les intentions de prière : ces éléments sont souvent traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les officiants
2 personnes
3
Réserver les musiciens et la chorale
2 personnes
4
Établir le programme et la liturgie
3 personnes
5
Sélectionner les versets bibliques
2 personnes
6
Choisir les chansons
3 personnes
7
Préparer les prières et les méditations
3 personnes
8
Recueillir les intentions de prière
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
12
Confirmer le nombre de participants
2 personnes
13
Réserver les repas et le catering
2 personnes
14
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
15
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
16
Préparer le programme enfants
3 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer les textes et les livrets de chants
2 personnes
19
Imprimer les feuilles de chants
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Créer les panneaux d’itinéraire et d’accueil
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les produits frais
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le repas
5 personnes
27
Préparer des portions végétariennes
2 personnes
28
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Préparer la table d'autel
2 personnes
34
Préparer le matériel liturgique
2 personnes
35
Tester le son
3 personnes
36
Installer les instruments de musique
3 personnes
37
Préparer les feuilles de chants et les programmes
2 personnes
38
Installer le point café et thé
3 personnes
39
Monter le buffet
4 personnes
40
Installer la table des noms et le point d'accueil
2 personnes
41
Installer les panneaux de bienvenue
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
46
Animer le service œcuménique
4 personnes
47
Assurer l’accompagnement musical
5 personnes
48
Encadrer la collecte
2 personnes
49
Servir le café et le thé
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Animer le moment informel
3 personnes
52
Ouvrir le buffet
2 personnes
53
Servir le repas
6 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
56
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
57
Resservir le café et le thé
3 personnes
58
Encadrer le programme du soir
3 personnes
59
Gérer les adieux et les annonces
2 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
4 personnes
63
Nettoyer la cuisine
3 personnes
64
Ranger le buffet et le coin café
3 personnes
65
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
66
Restaurer l’espace liturgique
2 personnes
67
Ranger le son et les instruments
3 personnes
68
Nettoyer la salle et les toilettes
4 personnes
69
Emballer les restes
2 personnes
70
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 15
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes creusesqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Petites cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 15
Thermosqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 6
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 12
Plats à gratinqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Nappesqté 15
Bougiesqté 40
Chandeliersqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de bienvenueqté 6
Pancartes de tableqté 15
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les participants, puis réservez rapidement les officiants, les musiciens et la chorale. Une célébration à plusieurs voix nécessite un programme partagé au moins 4 à 6 semaines à l’avance.
Finalisez la liturgie avant d’imprimer les livrets : versets, chants, prières et méditations doivent être validés dans le même document. Gardez une marge d’au moins 10 % pour les feuilles de chants supplémentaires.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la célébration afin de confirmer le nombre de repas, la répartition des tables et les besoins alimentaires. Demandez séparément les allergies, les régimes particuliers et les besoins d’accessibilité.
Attribuez les bénévoles par créneau et par poste, plutôt que de constituer une seule liste. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la régie des micros et une pour l’accompagnement du programme enfants.
Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, le vidéoprojecteur et les rallonges au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons et installez les panneaux d’accueil avant le début de la célébration, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une célébration œcuménique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les officiants et les musiciens, d’élaborer la liturgie, d’envoyer les invitations et de confirmer le repas.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la célébration, avec une date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 jours avant la clôture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour une célébration de taille moyenne, prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la technique, 1 pour le programme enfants et 1 personne référente pour la salle. Ajoutez un renfort si l’installation et le repas se déroulent en parallèle.
Quand préparer les livrets et les feuilles de chants ?: Validez les textes, les versets et les chants au moins 10 jours avant l’événement. Imprimez ensuite les documents 3 à 5 jours avant, en ajoutant environ 10 % d’exemplaires de réserve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.