Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie

Begin een nieuwjaarsreceptie niet met decoratie, maar met het aantal gasten en het programma. Verstuur de uitnodigingen op tijd, registreer aanmeldingen en vraag dieetwensen meteen uit. Daarna leg je dranken, hapjes, zaalindeling en benodigdheden vast. Op de dag zelf werk je van inrichting naar koeling, voorbereiding en ontvangst, zodat je niet tegelijk nog tafels moet opstellen en hapjes moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Aanmeldingen bevestigen
5
Dranken en hapjes reserveren
6
Leveringen afspreken
7
Indeling van de zaal bepalen
2 personen
8
Programma en tijdschema maken
9
Welkomsttekst voorbereiden
10
Muziekselectie samenstellen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Routebordjes maken
13
Voorraad controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
16
Verse producten koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Hapjes afgedekt bewaren
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Allergeneninformatie klaarleggen
21
Zaal controleren
2 personen
22
Meubilair naar de zaal brengen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Drankpunten inrichten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Lichtversiering ophangen
2 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Muziek en microfoon testen
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Hapjes op schalen leggen
4 personen
34
Buffetkaartjes plaatsen
35
Toiletten controleren
36
Ingang en garderobe klaarzetten
2 personen
37
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

38
Gasten ontvangen
3 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
4 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Hapjes serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
46
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Koffiepunt bijvullen
2 personen
49
Welkomstwoord verzorgen
50
Muziek verzorgen
51
Glazen en kopjes bijzetten
2 personen
52
Dieetvriendelijke hapjes aanvullen
53
Laatste ronde hapjes serveren
3 personen
54
Gasten uitzwaaien
3 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

56
Overgebleven eten afdekken
2 personen
57
Dranken veilig opslaan
2 personen
58
Servies afwassen
4 personen
59
Buffet opruimen
3 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Wijnglazenaantal 100
Longdrinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Bordenaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opslagbakken met dekselaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 80
Ballonnengewichtenaantal 8
Feestslingersaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Nieuwjaarsservettenaantal 120
LED-lichtslingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 20
LED-theelichtjesaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 90
Routebordjesaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koffiemelk kannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4
Drankkrattenaantal 8
Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de receptie uit en leg de allergeneninformatie apart klaar. Zo kun je hapjes reserveren of voorbereiden zonder op het laatste moment te moeten gokken.
Plan de zaalindeling minimaal 3 dagen vooraf. Houd ruimte vrij voor garderoberekken, buffettafels en een duidelijke looproute; zet stoelen niet zo dicht op het buffet dat gasten elkaar blokkeren.
Spreek leveringen minstens 48 uur van tevoren af. Controleer bij ontvangst direct de aantallen en zet verse producten meteen gekoeld, terwijl houdbare boodschappen droog worden opgeslagen.
Zet dranken enkele uren voor de start koud en gebruik aparte waterkannen naast de glazen. Koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen werken alleen goed als verlengkabels en stekkerdozen vooraf zijn getest.
Maak de welkomsttekst, muziekselectie, naamkaartjes en routebordjes uiterlijk de avond ervoor klaar. Reserveer op de dag zelf minstens 60 minuten voor zaalcontrole, buffettafels en het afwerken van de hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsreceptie organiseren?: Start ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de uitnodigingen en registratie. Leg uiterlijk 2 weken vooraf de dranken, hapjes, zaalindeling en het programma vast.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een nieuwjaarsreceptie?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de receptie. Geef wijzigingen daarna alleen nog door als de leverancier of keuken dat kan verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsreceptie klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor meubilair, tafels, buffet, garderobe en techniek. Plan daarnaast 60 minuten voor verse hapjes, koude dranken, koffie en de laatste controle.
Wanneer zet je de dranken koud voor een nieuwjaarsreceptie?: Zet gekoelde dranken 3 tot 4 uur voor aanvang koud, afhankelijk van de hoeveelheid en je koelruimte. Controleer vlak voor de ontvangst ook water, glazen en eventuele koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.