Comment organiser une réception du Nouvel An sans rien oublier

Pour une réception du Nouvel An, commencez par connaître le nombre réel de participants avant de commander les boissons et les snacks. Enchaînez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, les livraisons et l’organisation de la salle. La veille, préparez les éléments qui se conservent et mettez les produits frais au réfrigérateur. Le jour même, gardez du temps pour installer le mobilier, le buffet, les boissons au frais et les informations sur les allergènes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Enregistrer les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les inscriptions
5
Réserver les boissons et les snacks
6
Planifier les livraisons
7
Déterminer l'agencement de la salle
2 personnes
8
Établir le programme et le planning
9
Préparer le texte d’accueil
10
Composer la sélection musicale
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Créer des panneaux de direction
13
Vérifier les stocks
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
16
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Conserver les bouchées couvertes
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer les informations sur les allergènes
21
Vérifier la salle
2 personnes
22
Apporter le mobilier dans la salle
4 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Mettre en place les points boissons
2 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer des décorations lumineuses
2 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Tester la musique et le micro
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
4 personnes
34
Installer les cartes du buffet
35
Vérifier les toilettes
36
Préparer l’entrée et le vestiaire
2 personnes
37
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

38
Accueillir les invités
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
4 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
4 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
45
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
46
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Réapprovisionner le point café
2 personnes
49
Assurer le mot de bienvenue
50
Fournir la musique
51
Ajouter des verres et des tasses
2 personnes
52
Réapprovisionner les bouchées adaptées aux régimes
53
Servir le dernier tour de bouchées
3 personnes
54
Raccompagner les invités
3 personnes
55
Rassembler les objets trouvés

Suivi

56
Couvrir les restes de nourriture
2 personnes
57
Stocker les boissons en toute sécurité
2 personnes
58
Faire la vaisselle
4 personnes
59
Démonter le buffet
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Ranger le matériel audio
2 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à long drinkqté 100
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 100
Assiettesqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de stockage avec couvercleqté 12
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Décoration

Ballons du Nouvel Anqté 80
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandes de fêteqté 12
Nappesqté 14
Serviettes du Nouvel Anqté 120
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Bougies chauffe-plat LEDqté 20
Porte-nomsqté 90
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 6

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pichets pour lait de caféqté 4
Sucriersqté 4
Casiers de boissonsqté 8
Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réception. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de boissons et de snacks.
Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Réservez la livraison suffisamment tôt et vérifiez qui réceptionnera les produits.
Terminez le plan de salle au plus tard la veille : emplacement des tables pliantes, des chaises, du buffet, du vestiaire et des passages. Gardez des rallonges et des multiprises disponibles pour les machines à café, les bouilloires et les haut-parleurs.
Préparez les bouchées et les éléments non périssables la veille, puis conservez les produits frais au réfrigérateur. Les bouchées déjà prêtes restent couvertes jusqu’au service pour éviter qu’elles ne sèchent ou ne soient contaminées.
Prévoyez 30 minutes avant l’arrivée des invités pour vérifier les verres, assiettes, couverts de service, carafes d’eau, thermos et badges nominatifs. Testez aussi le micro sans fil et la musique avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réception et fixez la date limite de réponse à 7 jours avant. Cela laisse le temps de confirmer les inscriptions et de recueillir les informations sur les allergies.
Combien de boissons prévoir par personne pour le Nouvel An ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et gardez une marge de 10 % pour les imprévus.
Que préparer la veille d’une réception du Nouvel An ?: Préparez les snacks qui se conservent, stockez les denrées non périssables et réfrigérez les produits frais. Vous pouvez aussi finaliser les badges, les panneaux de direction et le texte d’accueil la veille.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour apporter le mobilier, installer les tables, les chaises et le buffet, puis tester le son et les appareils électriques. Ajoutez 30 minutes pour une dernière vérification juste avant l’arrivée des invités.

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