Cómo organizar una recepción de Año Nuevo sin improvisar

Una recepción de Año Nuevo funciona mejor cuando se organiza por fases: primero confirmas asistentes y preferencias, después cierras bebidas y comida, y al final preparas sala y servicio. Empieza por el número real de invitados, porque de ahí dependen las mesas, las sillas, la vajilla y las cantidades del buffet. Reserva las entregas con margen y deja por escrito el horario, la bienvenida y la información sobre alérgenos. El día del evento, termina el montaje antes de que lleguen los primeros invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Registrar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Confirmar inscripciones
5
Reservar bebidas y aperitivos
6
Coordinar las entregas
7
Definir la distribución de la sala
2 personas
8
Crear el programa y el horario
9
Preparar el texto de bienvenida
10
Preparar la selección musical
11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
12
Hacer carteles de ruta
13
Comprobar el inventario
2 personas
14
Hacer la compra
2 personas
15
Guardar la compra de larga duración
2 personas
16
Refrigerar los productos frescos
2 personas
17
Preparar aperitivos
4 personas
18
Mantener los aperitivos tapados
2 personas
19
Enfriar las bebidas
2 personas
20
Dejar lista la información sobre alérgenos
21
Comprobar la sala
2 personas
22
Llevar el mobiliario al salón
4 personas
23
Montar mesas
3 personas
24
Colocar las sillas
3 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Montar los puntos de bebidas
2 personas
27
Montar el punto de café
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colgar la decoración luminosa
2 personas
30
Conectar el equipo de sonido
2 personas
31
Probar la música y el micrófono
2 personas
32
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
33
Poner los aperitivos en bandejas
4 personas
34
Colocar tarjetas del buffet
35
Comprobar los baños
36
Preparar la entrada y el guardarropa
2 personas
37
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

38
Recibir a los invitados
3 personas
39
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
40
Servir las bebidas de bienvenida
4 personas
41
Servir café y té
3 personas
42
Servir aperitivos
4 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Reponer el bufé
3 personas
45
Recoger la vajilla usada
2 personas
46
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Reponer el punto de café
2 personas
49
Dar la bienvenida
50
Proporcionar la música
51
Colocar vasos y tazas
2 personas
52
Reponer los aperitivos aptos para dietas especiales
53
Servir la última ronda de aperitivos
3 personas
54
Despedir a los invitados
3 personas
55
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

56
Cubrir la comida sobrante
2 personas
57
Almacenar las bebidas de forma segura
2 personas
58
Lavar la vajilla
4 personas
59
Recoger el buffet
3 personas
60
Clasificar y retirar residuos
3 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
63
Recoger el equipo de sonido
2 personas
64
Limpiar la sala
4 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
67
Guardar el stock restante
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos altoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Platoscant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
Papel de aluminiocant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Globos de Año Nuevocant. 80
Pesos para globoscant. 8
Guirnaldas festivascant. 12
Mantelescant. 14
Servilletas de Año Nuevocant. 120
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Portavelascant. 20
Velitas LEDcant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 90
Carteles de rutacant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 6

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras de leche para cafécant. 4
Azucareroscant. 4
Cajas de bebidascant. 8
Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y pregunta por alergias o dietas en el mismo formulario. Confirma cada inscripción para no preparar comida ni colocar sillas para personas que finalmente no asistirán.
Reserva bebidas y aperitivos con una semana de margen, y programa la entrega como mínimo 24 horas antes. Así puedes comprobar el inventario y resolver faltantes sin hacerlo durante la recepción.
Prepara la distribución de la sala 2 o 3 días antes: deja despejado el acceso, coloca las mesas del buffet en una zona visible y calcula un recorrido que no bloquee las sillas ni los percheros.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y mantén los aperitivos tapados hasta el servicio. Deja aparte una lista visible de alérgenos para que nadie tenga que adivinar qué puede comer.
Escribe el programa con horas concretas, incluida la bienvenida, el cambio de música y el momento del brindis. Prueba los altavoces, el micrófono, los cables y las regletas antes de abrir la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de Año Nuevo?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones y reservar lo necesario. Cierra las inscripciones unos 7 días antes y utiliza la última semana para confirmar entregas, compras y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que preparar la sala para la recepción?: Haz una comprobación general 2 o 3 días antes y monta mesas, sillas, buffet y percheros el mismo día, con al menos 2 horas de margen. Deja tiempo adicional si hay que mover mobiliario o instalar sonido.
¿Cuántas bebidas debo calcular por persona?: Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y después 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el tipo de recepción. Añade agua y bebidas sin alcohol desde el principio, no solo como alternativa de última hora.
¿Cuándo preparo los aperitivos de Año Nuevo?: Prepara con antelación los aperitivos que aguanten bien y termina los productos frescos el mismo día. Colócalos poco antes de recibir a los invitados y mantenlos tapados hasta el momento del servicio.

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