Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie zonder last-minute stress

Begin met de locatie, het verwachte aantal gasten en het tijdstip; die drie bepalen bijna alles wat daarna volgt. Verstuur de uitnodigingen op tijd en houd aanmeldingen en dieetwensen centraal bij, zodat je catering en zaalindeling niet op schattingen baseert. Reserveer huurmaterialen en regel het programma voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf draait het om een logische opbouw: eerst ruimte en techniek, daarna buffet en drankpunten, en pas als laatste de hapjes en ontvangsttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
6
Indeling van de ruimte maken
2 personen
7
Huurmaterialen reserveren
8
Programma en welkomsttekst maken
9
Muziekselectie samenstellen
10
Aanmeldingen definitief controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes controleren
14
Locatie en sleutels controleren
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Buffettafels inrichten
2 personen
18
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Verlichting testen
2 personen
21
Muziek testen
22
Hapjes op schalen leggen
3 personen
23
Drankpunten klaarzetten
2 personen
24
Allergenenkaartjes plaatsen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
26
Garderobe inrichten

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Aanwezigheid registreren
29
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
34
Nieuwjaarswens aankondigen
35
Toast schenken
3 personen
36
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
37
Laatste ronde serveren
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Restanten veilig verpakken
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur uitschakelen
46
Verlichting afbouwen
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Leenmaterialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 5
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 6
Dienbladenaantal 5

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Batterijenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Nieuwjaarsdecoratieaantal 6
Vazenaantal 6
Kunstbloemenaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
LED-kaarsenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vloertrekkersaantal 2

Tips

Reserveer de locatie en eventuele huurmaterialen minimaal 6 weken vooraf. Controleer uiterlijk 1 week voor de receptie opnieuw de sleutel, toegangstijd, tafels, stoelen en garderoberekken.
Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf af. Gebruik het definitieve aantal gasten voor hapjes, glazen, stoelen en dieetwensen; houd geen losse lijstjes in e-mail en op papier naast elkaar.
Plan minstens twee drankpunten bij meer dan 30 gasten. Zet water, glazen en afvalbakken op een vaste plek en koel dranken uiterlijk 4 uur voor aanvang, zodat de ontvangst niet ophoudt bij één tafel.
Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlichting en verlengkabels 60 minuten voor binnenkomst. Leg batterijen en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting ontdek je anders pas tijdens de welkomsttekst.
Richt het buffet en de ontvangsttafel minimaal 30 minuten voor aanvang in. Plaats allergenenkaartjes vóór de hapjes op tafel en zet serveerschalen, tangen, servetten en drankglazen binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsreceptie organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en huurmaterialen. Rond 1 week voor de receptie de aanmeldingen, dieetwensen, cateringhoeveelheden en ruimte-indeling af.
Hoeveel hapjes en drankjes heb je nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken bij een receptie van ongeveer 2 uur op 6 tot 8 hapjes per persoon. Voor het eerste uur kun je gemiddeld 2 tot 3 drankjes per persoon plannen en daarna ongeveer 1 drankje per uur, naast water, koffie en thee.
Wanneer moet je de drank koelen voor een nieuwjaarsreceptie?: Zet gekoelde dranken minimaal 4 uur voor aanvang in koeling of koelboxen. Controleer tegelijk of er genoeg wijnglazen, champagneglazen en waterglazen klaarstaan voor het definitieve aantal gasten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw bij een kleine receptie en 3 uur bij meer dan 40 gasten. Gebruik het laatste uur voor technische tests, ventileren, het buffet, de drankpunten en de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.