Organiser une réception du Nouvel An, étape par étape

Pour organiser une réception du Nouvel An, commencez par le lieu, la capacité de la salle et le nombre d’invités attendu. Envoyez ensuite les invitations, recueillez les besoins alimentaires et ajustez le traiteur avant de réserver le mobilier et le matériel. La dernière journée doit être consacrée au refroidissement des boissons, à l’installation et aux tests techniques. Gardez enfin du temps pour l’accueil : les inscriptions de dernière minute et les allergies sont souvent vérifiées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
6
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
7
Réserver le matériel de location
8
Préparer le programme et le texte de bienvenue
9
Composer la sélection musicale
10
Vérifier définitivement les inscriptions
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Vérifier les amuse-bouches
14
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
15
Aérer la salle
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Installer les tables de buffet
2 personnes
18
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Tester l’éclairage
2 personnes
21
Tester la musique
22
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
23
Installer les points de boisson
2 personnes
24
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
25
Installer la table d’accueil
2 personnes
26
Aménager le vestiaire

Événement

27
Accueillir les invités
2 personnes
28
Enregistrer la présence
29
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
34
Annoncer le vœu de Nouvel An
35
Servir le toast
3 personnes
36
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
37
Servir le dernier tour
2 personnes
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
40
Rassembler les déchets
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Éteindre l’équipement
46
Démonter l’éclairage
2 personnes
47
Fermer le lieu
2 personnes
48
Renvoyer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à champagneqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Louchesqté 10

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 5
Glacièresqté 4
Pincesqté 6
Plateauxqté 5

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Pilesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Décoration du Nouvel Anqté 6
Vasesqté 6
Fleurs artificiellesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Raclettes de solqté 2

Conseils

Fixez le nombre de participants avant de calculer le traiteur. Faites une première estimation après les inscriptions, puis une vérification définitive quelques jours avant la réception pour éviter de manquer de portions ou de prévoir trop de tables.
Réservez le mobilier et le matériel suffisamment tôt : tables, chaises, tables de buffet, portants et poubelles doivent correspondre à la configuration réelle de la salle. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises avant le jour J.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et séparez les points de boisson du buffet. Gardez les verres à champagne, à vin et à eau accessibles, avec des glacières ou des thermos selon le service prévu.
Installez les étiquettes d’allergènes avant de disposer les amuse-bouches sur les plateaux. Une table d’accueil clairement préparée permet de traiter les inscriptions et les besoins particuliers sans interrompre le service.
Terminez l’installation par deux tests distincts : éclairage et musique, puis microphone si un texte de bienvenue est prévu. Aérez la salle, vérifiez les clés et contrôlez les piles avant l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réception du Nouvel An ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations et confirmer le matériel. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, les boissons, les inscriptions définitives et l’installation.
Quand faut-il envoyer les invitations pour le Nouvel An ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la réception, surtout si la date tombe pendant une période chargée. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de calculer le traiteur et le mobilier.
Comment calculer les quantités de boissons pour une réception du Nouvel An ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 verres par personne, puis 1 à 2 verres par heure selon la durée et le public. Ajoutez de l’eau et des boissons sans alcool, et refroidissez une partie des bouteilles à l’avance plutôt qu’au dernier moment.
Que faut-il vérifier le jour de la réception du Nouvel An ?: Vérifiez les clés, l’aération, les tables, les chaises, le buffet, les verres, les étiquettes d’allergènes et les points de boisson. Faites les tests de l’éclairage et de la musique au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités.

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