Cómo organizar una recepción de Año Nuevo sin prisas de última hora
Una recepción de Año Nuevo se organiza mejor en este orden: primero aseguras el lugar y el número de asistentes, después cierras el catering y el alquiler, y al final preparas el espacio, las bebidas y la recepción. Las preferencias dietéticas deben recogerse antes de calcular las cantidades. El día del evento, deja listas con antelación la música, la iluminación, los carteles de alérgenos y los puntos de bebidas, para que la llegada de los invitados no coincida con el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 6
Distribuir el espacio
2 personas
- 7
Reservar el material de alquiler
- 8
Crear el programa y el texto de bienvenida
- 9
Preparar la selección musical
- 10
Comprobar definitivamente las inscripciones
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Comprobar los aperitivos
- 14
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
- 15
Ventilar el espacio
- 16
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 17
Montar mesas de buffet
2 personas
- 18
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 19
Colgar la decoración
2 personas
- 20
Probar la iluminación
2 personas
- 21
Probar la música
- 22
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
- 23
Preparar puntos de bebidas
2 personas
- 24
Colocar carteles de alérgenos
- 25
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 26
Montar el guardarropa
Evento
- 27
Recibir a los invitados
2 personas
- 28
Registrar la asistencia
- 29
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 30
Servir aperitivos
3 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 34
Anunciar el mensaje de Año Nuevo
- 35
Servir brindis
3 personas
- 36
Reponer el buffet durante el evento
2 personas
- 37
Servir la última ronda
2 personas
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 40
Recoger la basura
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Apagar el equipo
- 46
Desmontar la iluminación
2 personas
- 47
Cerrar el recinto
2 personas
- 48
Devolver los materiales prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Copas de champáncant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharonescant. 10
Cocina
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 5
- Neveras portátilescant. 4
- Pinzascant. 6
- Bandejascant. 5
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono
- Bateríascant. 12
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Decoración de Año Nuevocant. 6
- Jarronescant. 6
- Flores artificialescant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Velas LEDcant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Limpiacristalescant. 2
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de comprar o confirmar el catering. Haz una última comprobación de asistentes entre 3 y 5 días antes; de lo contrario, es fácil quedarse corto con la vajilla o los aperitivos.
- Reserva con tiempo las mesas, sillas, mesas de buffet y percheros. Para una recepción de pie, calcula aproximadamente una mesa de buffet por cada 25-30 personas y deja libres los accesos y la zona de recepción.
- Enfría las bebidas como mínimo 6 horas antes y prepara puntos separados para bebidas y comida. Como referencia, calcula 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua visible desde el principio.
- Haz una prueba completa de la música, el micrófono y la iluminación antes de que lleguen los invitados. Comprueba también cables, regletas y baterías, y deja una alternativa preparada si falla el altavoz Bluetooth.
- Monta la mesa de recepción, los carteles de alérgenos y las bandejas de aperitivos antes de abrir la puerta. Ventila el espacio durante 15-20 minutos y revisa llaves, baños, papeleras y temperatura justo antes de la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas con 4-6 semanas de antelación si necesitas gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Pide la confirmación definitiva al menos 3-5 días antes del evento.
- ¿Cuánta bebida necesito para una recepción de Año Nuevo?
- Calcula 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Reserva agua suficiente y enfría las bebidas al menos 6 horas antes.
- ¿Cuándo debo confirmar las cantidades del catering?
- Confirma el número final de comensales y las dietas entre 3 y 5 días antes. Así puedes ajustar raciones, aperitivos, platos, cubiertos y carteles de alérgenos sin improvisar el mismo día.
- ¿Con cuánta antelación se monta el espacio?
- Empieza el montaje entre 3 y 4 horas antes de la recepción. Deja terminadas las mesas, el buffet, la decoración y la prueba de música e iluminación como mínimo 30 minutos antes de la llegada.
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