Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie

Begin met de ruimte, de gastenlijst en het programma; pas daarna leg je catering en dranken vast. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat aparte gerechten niet op het laatste moment geregeld hoeven worden. Plan vervolgens de opbouw van buffet, koffie- en drankenpunt en controleer stroom, koeling en garderobe. Op de dag zelf draait een soepele ontvangst vooral om duidelijke looproutes, naamkaartjes en een team dat weet wie wat doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Bezoekerslijst opstellen
6
Catering bestellen
7
Dranken bestellen
8
Programma en speeches bevestigen
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Hapjes voorbereiden
3 personen
12
Dieetgerechten apart verpakken
2 personen
13
Locatie en sleutels controleren
2 personen
14
Opbouwteam instrueren
15
Ruimte ventileren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Buffet inrichten
3 personen
18
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
19
Drankenpunt klaarzetten
2 personen
20
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Muziek testen
2 personen
24
Ingang en garderobe inrichten
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
27
Hapjes serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Koffie en thee bijvullen
2 personen
30
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
31
Speeches aankondigen
32
Afval tussentijds verwijderen
33
Laatste ronde aankondigen
34
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

35
Buffet en bar afbouwen
3 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Versiering verwijderen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Materialen retourneren
2 personen
42
Overgebleven dranken opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Kleerhangersaantal 60
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Theelepelsaantal 60
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJskoelersaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4
Nieuwjaarsversiering
Naamkaartjesaantal 60

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer meteen wanneer je de sleutel krijgt, hoeveel tafels en stoelen beschikbaar zijn en of je eigen apparatuur mag aansluiten.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de receptie af. Gebruik de bezoekerslijst om dieetgerechten apart te verpakken en het aantal borden, glazen, kopjes en bestek af te stemmen.
Bevestig speeches en het programma uiterlijk een week vooraf. Test de Bluetoothspeaker met de benodigde verlengkabels en stekkerdozen voordat de gasten binnenkomen.
Koel dranken ruim vóór de ontvangst en verdeel het aanbod over een apart drankenpunt. Zet water zichtbaar neer, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde fles of koeler staat.
Plan de opbouw met een klein team en geef ieder teamlid één taak. Richt ingang en garderobe eerst in, plaats daarna buffet en koffiepunt en leg naamkaartjes pas klaar als de tafelschikking definitief is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een nieuwjaarsreceptie organiseren?: Leg de ruimte en het programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de receptie af.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en verwerk ze uiterlijk een week vooraf in de bestelling. Bewaar de aangepaste gerechten op de dag zelf apart en herkenbaar.
Hoe lang duurt de opbouw van een nieuwjaarsreceptie?: Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, koffie- en drankenpunt, versiering en techniek. Reserveer nog 30 minuten voor een controle van koeling, muziek, garderobe en naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.