Cómo organizar una recepción de Año Nuevo paso a paso
Una recepción de Año Nuevo funciona mejor cuando la organizas en tres fases: confirmar el espacio y los invitados, cerrar comida y bebidas, y preparar el montaje. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Durante las últimas 24 horas, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y separa los platos especiales. El día del evento, deja lista la entrada, el guardarropa, el buffet y el punto de café antes de recibir a los primeros invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Elaborar la lista de visitantes
- 6
Pedir el catering
- 7
Pedir bebidas
- 8
Confirmar el programa y los discursos
2 personas
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Enfriar bebidas
2 personas
- 11
Preparar aperitivos
3 personas
- 12
Empaquetar por separado los platos de dieta
2 personas
- 13
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
- 14
Instruir al equipo de montaje
- 15
Ventilar el espacio
2 personas
- 16
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 17
Montar el buffet
3 personas
- 18
Montar el punto de café y té
2 personas
- 19
Preparar el punto de bebidas
2 personas
- 20
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 21
Colgar la decoración
2 personas
- 22
Preparar tarjetas con nombres
- 23
Probar la música
2 personas
- 24
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Evento
- 25
Recibir a los invitados
3 personas
- 26
Servir bebidas de bienvenida
2 personas
- 27
Servir aperitivos
3 personas
- 28
Rellenar las bebidas
2 personas
- 29
Reponer café y té
2 personas
- 30
Mantener el buffet y las mesas
2 personas
- 31
Anunciar los discursos
- 32
Retirar la basura de vez en cuando
- 33
Anunciar la última ronda
- 34
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 35
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
- 36
Lavar la vajilla
3 personas
- 37
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 38
Retirar la decoración
2 personas
- 39
Limpiar el espacio
3 personas
- 40
Retirar los residuos
2 personas
- 41
Devolver los materiales
2 personas
- 42
Guardar las bebidas sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 60
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharillascant. 60
- Tablas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servircant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Enfriadores para hielocant. 4
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Jarronescant. 8
- Flores artificialescant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Decoración de Año Nuevo
- Tarjetas de nombrecant. 60
Limpieza
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de visitantes al menos 7 días antes y recoge en ese momento las preferencias dietéticas. Así puedes pedir las cantidades correctas y empaquetar por separado los platos especiales.
- Confirma el programa y los discursos 48 horas antes. Reserva un lugar visible para el altavoz y prueba la música con los cables alargadores y las regletas que se usarán durante la recepción.
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la llegada. Separa el punto de bebidas del buffet y deja copas de vino y vasos para agua al alcance, para evitar colas en una sola mesa.
- Prepara el montaje con una hora de margen: ventila el espacio, comprueba la ubicación y las llaves, coloca mesas y sillas y monta primero la entrada y el guardarropa.
- Calcula la vajilla por invitado más un margen del 10 % y revisa antes de abrir las cajas que haya platos, cubiertos, tazas, bandejas y pinzas de servir suficientes para todo el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de Año Nuevo?
- Reserva el espacio y envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación. Cierra inscripciones, dieta y lista de visitantes 7 días antes; confirma el programa y el catering 48 horas antes.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para una recepción de Año Nuevo?
- Pídelo cuando falten entre 7 y 10 días, después de cerrar la lista de visitantes y las dietas. Confirma las cantidades y la hora de entrega 48 horas antes.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas a enfriar entre 4 y 6 horas antes de que lleguen los invitados. Comprueba 60 minutos antes que haya suficiente espacio en las neveras portátiles y en los enfriadores para hielo.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar la recepción?
- Reserva al menos 2 horas para el montaje completo y añade 30 minutos para imprevistos. La entrada, el guardarropa, el buffet, el café, las bebidas y la música deberían estar probados 30 minutos antes de la recepción.
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