Organiser une réception du Nouvel An sans rien oublier

Une réception du Nouvel An se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, confirmer les invités, puis verrouiller le traiteur, les boissons et le programme. Les oublis arrivent surtout dans les détails du jour J : boissons encore chaudes, plats adaptés mal identifiés, câbles non testés ou vestiaire trop petit. Prévoyez une équipe de montage, attribuez les responsabilités et gardez un créneau de vérification avant l’arrivée des invités. Le plan ci-dessous suit cette séquence jusqu’à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste des visiteurs
6
Commander le catering
7
Commander des boissons
8
Confirmer le programme et les discours
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Préparer les en-cas
3 personnes
12
Emballer séparément les plats diététiques
2 personnes
13
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
14
Briefer l’équipe de montage
15
Aérer la salle
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Installer le buffet
3 personnes
18
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
19
Préparer le point boissons
2 personnes
20
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Tester la musique
2 personnes
24
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
30
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
31
Annoncer les discours
32
Évacuer les déchets au fur et à mesure
33
Annoncer le dernier tour
34
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

35
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
38
Retirer la décoration
2 personnes
39
Nettoyer l’espace
3 personnes
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes
42
Stocker les boissons restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Cintresqté 60
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillères à caféqté 60
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Vasesqté 8
Fleurs artificiellesqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Décoration du Nouvel An
Badges nominatifsqté 60

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balai
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la salle et la capacité d’accueil, puis envoyez les invitations. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la réception afin de disposer d’une liste fiable.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur 7 jours avant. Emballez séparément les plats adaptés et identifiez-les clairement le jour J.
Prévoyez les boissons en deux étapes : commande selon le nombre confirmé, puis refroidissement plusieurs heures avant l’ouverture. Gardez des bacs à glace et des glacières disponibles pour les bouteilles qui ne tiennent pas au réfrigérateur.
Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités pour aérer la salle, installer les tables, le buffet, le café et le vestiaire. Testez aussi l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant de suspendre la décoration.
Préparez l’entrée avant le reste : badges nominatifs, porte-manteaux, cintres et poubelles doivent être en place avant l’accueil. Désignez une personne pour recevoir les invités pendant que l’équipe termine les derniers réglages.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la réception. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant pour confirmer la liste des visiteurs et les quantités du traiteur.
Quand commander le traiteur pour le Nouvel An ?: Attendez d’avoir les inscriptions et les besoins alimentaires, puis confirmez la commande environ 7 jours avant. Vérifiez une dernière fois le nombre de portions 48 heures avant si le prestataire l’accepte.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avec une équipe organisée de montage. Ajoutez 30 minutes si les tables, les chaises, le buffet, le coin café, le vestiaire et la décoration doivent tous être installés sur place.
Quand refroidir les boissons pour la réception ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Pour les grandes quantités, répartissez-les dans plusieurs glacières ou bacs à glace afin qu’elles restent accessibles pendant la soirée.

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