Zo organiseer je een nieuwjaarsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, tijden en locatie en werk daarna terug vanaf de feestavond. Leg eerst de gastenlijst en dieetwensen vast, zodat catering en boodschappen op tijd kloppen. Plan vervolgens de ruimte, muziek en het programma; pas daarna regel je decoratie en presentatie. Op de dag zelf draait het vooral om koeling, buffetopstelling, verse hapjes en een korte controle van techniek, glazen en zitplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering aan gasten sturen
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Dieetlijst aan keuken geven
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Cateringbestelling bevestigen
12
Muziek afspeellijst samenstellen
13
Afspeellijst offline opslaan
14
Programma en tijdschema printen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Welkomstbord maken
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Verse producten ophalen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Boodschappen sorteren
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Koelkasten controleren
23
Locatie schoonmaken
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Buffetplek inrichten
2 personen
27
Drankstation inrichten
2 personen
28
Servies klaarzetten
2 personen
29
Bestek klaarzetten
30
Glazen klaarzetten
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Lichtversiering ophangen
2 personen
33
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
34
Muziek testen
2 personen
35
Microfoon testen
36
Hapjes op schalen leggen
3 personen
37
Buffetkaartjes plaatsen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
40
Toiletten controleren
41
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Jassen aannemen
2 personen
44
Welkomstdrank serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Muziek verzorgen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
50
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
51
Koffie en thee bijvullen
52
Nieuwjaarstoost voorbereiden
3 personen
53
Toost serveren
3 personen
54
Aftelmuziek klaarzetten
55
Aftellen en proosten begeleiden
2 personen
56
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Drankvoorraad afsluiten
2 personen
58
Eten gekoeld opbergen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Muziekinstallatie afkoppelen
2 personen
64
Locatie stofzuigen
2 personen
65
Locatie dweilen
2 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Koelboxen reinigen
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
70
Verloren voorwerpen verzamelen
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kledingrekaantal 2
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Confettivrije tafeldecoratieaantal 8
Cijferdecoratie nieuwjaar
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-theelichtenaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handdoekenaantal 8
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 4

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Vraag meteen naar dieetwensen; geef de definitieve dieetlijst minstens 5 dagen vooraf aan de keuken.
Maak de zaalindeling vóór je tafels en stoelen plaatst. Reserveer aparte plekken voor buffet, drank, jassen en koffie, zodat de stroom naar het buffet niet door de zitruimte loopt.
Sla de afspeellijst vooraf offline op en test laptop, actieve speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 2 uur voor aanvang. Zo ben je niet afhankelijk van wifi of een ontbrekende aansluiting.
Zet gekoelde dranken minimaal 3 uur vooraf koud en controleer alle koelkasten voordat je boodschappen sorteert. Houd champagneglazen, wijnglazen en waterglazen apart klaar bij de juiste drank.
Haal verse producten zo laat mogelijk op en bereid hapjes in delen. Print programma en tijdschema, leg naamkaartjes en het welkomstbord klaar en doe 30 minuten voor ontvangst een laatste ronde langs buffet, toiletten en entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsfeest organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest en bevestig catering en zaalindeling uiterlijk 10 dagen vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een nieuwjaarsfeest?: Stuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf. Vraag een reactie uiterlijk 10 dagen voor het feest, zodat je daarna de definitieve gastenlijst, dieetlijst en boodschappen kunt vastleggen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water en zet gekoelde dranken minstens 3 uur vooraf klaar.
Wanneer bereid je hapjes voor een nieuwjaarsfeest?: Bereid houdbare onderdelen de dag ervoor en maak verse hapjes op de feestdag. Haal verse producten zo laat mogelijk op en plan de laatste voorbereiding af voordat gasten arriveren, bij voorkeur 30 minuten vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.