Cómo organizar una Fiesta de Año Nuevo paso a paso

Una Fiesta de Año Nuevo se organiza mejor empezando por la fecha, el horario y la distribución de la sala. Después confirma invitados, preferencias dietéticas y catering antes de cerrar la compra. La última semana sirve para imprimir el programa, preparar nombres, revisar bebidas y dejar lista la música sin conexión. El día del evento, trabaja por zonas: limpia, monta mesas y sillas, enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de recibir a los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y hora
2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
3
Redactar invitaciones
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar recordatorio a los invitados
8
Hacer la lista definitiva de invitados
9
Entregar la lista de dieta a cocina
10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
11
Confirmar el pedido de catering
12
Crear lista de reproducción musical
13
Guardar la lista de reproducción sin conexión
14
Imprimir programa y horario
15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
16
Hacer el cartel de bienvenida
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recoger productos frescos
2 personas
19
Enfriar las bebidas
2 personas
20
Clasificar las compras
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Revisar refrigeradores
23
Limpiar el lugar
3 personas
24
Montar mesas
3 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Preparar la zona del buffet
2 personas
27
Montar el puesto de bebidas
2 personas
28
Preparar la vajilla
2 personas
29
Preparar cubiertos
30
Preparar los vasos
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colgar la decoración luminosa
2 personas
33
Conectar el equipo de música
2 personas
34
Probar la música
2 personas
35
Probar el micrófono
36
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
37
Colocar tarjetas del buffet
38
Preparar café y té
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
40
Comprobar los baños
41
Preparar la mesa de recepción
2 personas

Evento

42
Recibir a los invitados
3 personas
43
Recibir abrigos
2 personas
44
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Proporcionar la música
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé
2 personas
49
Recoger la vajilla usada
2 personas
50
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
51
Reponer café y té
52
Preparar el brindis de Año Nuevo
3 personas
53
Servir brindis
3 personas
54
Preparar la música de cuenta atrás
55
Coordinar la cuenta atrás y el brindis
2 personas
56
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

57
Cerrar el suministro de bebidas
2 personas
58
Guardar la comida en frío
2 personas
59
Recoger la basura
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger mesas y sillas
3 personas
62
Retirar la decoración
2 personas
63
Desconectar el equipo de música
2 personas
64
Aspirar el local
2 personas
65
Fregar el recinto
2 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Limpiar neveras portátiles
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Recoger las compras sobrantes
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Percherocant. 2
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 70
Copas de champáncant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 8

Catering

Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4
Compras

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Altavoces activoscant. 2
Micrófono
Portátil
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesa sin confeticant. 8
Decoración numérica de Año Nuevo
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 70

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Velas LEDcant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Papeleracant. 6
Toallascant. 8
Esponjascant. 6
Guantes de gomacant. 4

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados varios días antes y entrega las preferencias dietéticas a cocina antes de confirmar el pedido de catering. Así evitas corregir menús cuando ya han empezado las compras.
Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, cuenta dos o tres bebidas por persona; añade agua y deja las copas de champán listas para el brindis de medianoche.
Guarda la lista de reproducción sin conexión y prueba altavoces, micrófono, portátil, cables alargadores y regletas antes de que lleguen los invitados. Una conexión fallida no debería detener la música.
Haz la compra seca con antelación y recoge los productos frescos el mismo día o el anterior. Clasifica todo al llegar y revisa los refrigeradores antes de enfriar las bebidas.
Monta primero las mesas del buffet y las mesas de invitados, después coloca sillas, vajilla y tarjetas de nombre. Reserva un espacio visible para el cartel de bienvenida y otro para los abrigos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una Fiesta de Año Nuevo?: Envíalas entre cuatro y seis semanas antes, especialmente si esperas confirmaciones o el catering depende del número final. Pide la respuesta definitiva al menos siete días antes del evento.
¿Cuándo se confirma el catering de una Fiesta de Año Nuevo?: Confirma el pedido cuando tengas la lista definitiva y las preferencias dietéticas, normalmente entre siete y diez días antes. Entrega a cocina una lista única para evitar cambios contradictorios.
¿Cuánta bebida necesito para la primera hora?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la noche. Enfría las bebidas varias horas antes y prepara las copas de champán antes de medianoche.
¿Qué hay que preparar el día de la fiesta?: Limpia el lugar, monta mesas y sillas, revisa los refrigeradores, clasifica las compras y prepara los aperitivos. Termina el montaje principal entre dos y tres horas antes de la llegada de los invitados.

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