Zo organiseer je een nieuwjaarsdienst zonder last-minute stress

Begin met de vaste onderdelen: reserveer de kerkzaal, bevestig de voorganger en leg muzikanten vast. Bouw daarna het programma op, verzamel aanmeldingen en stem dieetwensen en kinderopvang af. Plan techniek en drukwerk niet pas voor de laatste dag: microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en teksten moeten vooraf getest zijn. Op de dag zelf werk je van zaalcontrole en opstelling naar ontvangst, koffie, hapjes en het openen van de deuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kerkzaal reserveren
2
Voorganger bevestigen
3
Muzikanten vastleggen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Liederen en teksten kiezen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Kinderopvang afstemmen
10
Vrijwilligers indelen
11
Techniek testen
2 personen
12
Drukwerk voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koelwaren inkopen
15
Kerkzaal controleren
2 personen
16
Stoelen opstellen
4 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Podiumruimte klaarmaken
2 personen
19
Decoratie ophangen
3 personen
20
Techniek aansluiten
3 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
22
Hapjes klaarzetten
3 personen
23
Programma's klaarleggen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

25
Deuren openen
3 personen
26
Bezoekers verwelkomen
4 personen
27
Programma's uitdelen
2 personen
28
Nieuwjaarsdienst begeleiden
4 personen
29
Koffie en thee serveren
4 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Dieetopties apart aanbieden
33
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
34
Avondprogramma uitvoeren
4 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Servies verzamelen
3 personen
37
Techniek uitschakelen
2 personen
38
Meubilair terugplaatsen
4 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Keuken schoonmaken
3 personen
41
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Kannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Nieuwjaarsvlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
LED-kaarsenaantal 12
Welkomstbord
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een programma-indeling met tijden voor welkom, liederen, overdenking en afsluiting. Zo weet je hoeveel teksten je moet voorbereiden en wanneer muzikanten en techniek aan de beurt zijn.
Test de volledige techniek uiterlijk één dag vooraf met de laptop, microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, de beamer en het projectiescherm. Controleer ook alle verlengsnoeren en stekkerdozen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de keuken een definitief aantal. Zet koffie, thee, glazen, kopjes, borden en bestek klaar op basis van dat aantal, plus een kleine reserve.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe: ontvangst, kinderopvang, techniek, koffie en opruimen. Zet bij de ontvangsttafel het welkomstbord en de programma’s klaar voordat de deuren opengaan.
Loop de kerkzaal vóór de ontvangst één keer helemaal door: stoelen, tafels, garderoberekken, bewegwijzering, podiumruimte en decoratie. Controleer daarna of vlucht- en looproutes vrij zijn en of alle deuren goed bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kerkzaal voor een nieuwjaarsdienst reserveren?: Reserveer de kerkzaal zodra de gewenste datum en het tijdstip bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vraag meteen naar toegangstijden, beschikbare stoelen, techniek en afspraken over catering en decoratie.
Hoe ver van tevoren moet ik een voorganger en muzikanten vastleggen?: Leg de voorganger en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig daarna uiterlijk 2 weken voor de dienst het programma, de liederen, de teksten en de benodigde techniek.
Wanneer test je de techniek voor een nieuwjaarsdienst?: Doe een volledige test uiterlijk één dag vooraf en nog een korte controle op de dag zelf. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm met precies de bestanden en teksten die je gebruikt.
Hoeveel tijd heb je nodig om de kerkzaal klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen en tafels, podiumruimte, decoratie, ontvangsttafel, techniek, koffie en hapjes. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor een laatste controle voordat de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.