Comment organiser une cérémonie du Nouvel An
Une cérémonie du Nouvel An se prépare d’abord autour du lieu, du célébrant et du programme, puis autour de l’accueil et de la logistique. Commencez par réserver la salle de culte et confirmer les musiciens avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper les besoins alimentaires, la garde d’enfants, les chaises et le café. La dernière semaine, concentrez-vous sur les impressions, les branchements et la répartition précise des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle de culte
- 2
Confirmer le célébrant
- 3
Réserver les musiciens
- 4
Établir le programme
2 personnes
- 5
Choisir les chansons et les textes
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Coordonner la garde d'enfants
- 10
Répartir les bénévoles
- 11
Tester la technique
2 personnes
- 12
Préparer les impressions
2 personnes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Acheter des produits frais
- 15
Vérifier la salle de l’église
2 personnes
- 16
Installer les chaises
4 personnes
- 17
Installer les tables
3 personnes
- 18
Préparer l'espace scénique
2 personnes
- 19
Installer la décoration
3 personnes
- 20
Brancher la technique
3 personnes
- 21
Préparer le café et le thé
3 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Préparer les programmes
2 personnes
- 24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
- 25
Ouvrir les portes
3 personnes
- 26
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 27
Distribuer les programmes
2 personnes
- 28
Accompagner le service du Nouvel An
4 personnes
- 29
Servir le café et le thé
4 personnes
- 30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Proposer séparément les options alimentaires
- 33
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
- 34
Animer le programme du soir
4 personnes
- 35
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
- 36
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 37
Éteindre la technique
2 personnes
- 38
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 39
Rassembler les déchets
3 personnes
- 40
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 41
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
- 42
Retirer la décoration
2 personnes
- 43
Ranger le stock restant
2 personnes
- 44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 45
Rassembler les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 12
- Tabouretsqté 6
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Microphonesqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Décoration
- Drapeaux du Nouvel Anqté 4
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Bougies LEDqté 12
- Panneau d’accueil
- Flèches de signalisationqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Bacs de rangementqté 8
- Glacièresqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampadairesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu, le célébrant et les musiciens en premier. Tant que ces trois éléments ne sont pas confirmés, le programme et les invitations restent provisoires.
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Fixez une date limite au moins 7 jours avant la cérémonie afin d’ajuster les achats et l’accueil.
- Testez les microphones, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur et câbles au moins 24 heures avant. Un essai rapide juste avant l’ouverture laisse trop peu de temps pour remplacer une rallonge ou modifier un branchement.
- Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que par mission générale : installation des chaises et tables, accueil, service du café, garde d’enfants et rangement. Prévoyez les équipes d’installation au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes.
- Préparez les produits frais, le café et les en-cas le jour même, mais installez la table d’accueil, les programmes, les flèches et la décoration avant l’arrivée du public. Gardez les boissons chaudes dans un espace séparé de la circulation pour éviter les files et les renversements.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une cérémonie du Nouvel An ?
- Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord la salle de culte, confirmez le célébrant et les musiciens, puis prévoyez 2 à 3 semaines pour les invitations et les inscriptions.
- Quand envoyer les invitations pour une cérémonie du Nouvel An ?
- Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance et indiquez une date limite d’inscription. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement pour confirmer les besoins alimentaires, la garde d’enfants et les quantités à acheter.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’ouverture des portes. Ce créneau couvre l’installation des chaises et des tables, l’espace scénique, la décoration, la table d’accueil et un dernier test technique.
- Quand tester le matériel technique ?
- Faites un test complet 24 heures avant la cérémonie, puis un contrôle de 15 à 20 minutes le jour même. Vérifiez les microphones, haut-parleurs, table de mixage, ordinateur, vidéoprojecteur, rallonges et multiprises.
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