Cómo organizar un Servicio de Año Nuevo sin imprevistos
Un Servicio de Año Nuevo en una iglesia combina culto, música, recepción y, a menudo, cuidado infantil. Empieza por asegurar la sala y confirmar al oficiante; después cierra el programa y calcula asistentes, comida y voluntarios. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben estar resueltas antes de comprar. En la última semana, prueba toda la técnica y prepara por separado lo que se colocará en la sala, la recepción y la zona de café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala de la iglesia
- 2
Confirmar al oficiante
- 3
Contratar músicos
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Elegir canciones y letras
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Coordinar el cuidado infantil
- 10
Asignar voluntarios
- 11
Probar la técnica
2 personas
- 12
Preparar el material impreso
2 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Comprar productos refrigerados
- 15
Revisar la sala de la iglesia
2 personas
- 16
Colocar las sillas
4 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Preparar el escenario
2 personas
- 19
Colgar la decoración
3 personas
- 20
Conectar la técnica
3 personas
- 21
Preparar café y té
3 personas
- 22
Preparar los aperitivos
3 personas
- 23
Preparar los programas
2 personas
- 24
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 25
Abrir las puertas
3 personas
- 26
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 27
Repartir programas
2 personas
- 28
Coordinar el servicio de Año Nuevo
4 personas
- 29
Servir café y té
4 personas
- 30
Servir aperitivos
3 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Ofrecer las opciones dietéticas por separado
- 33
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
- 34
Ejecutar el programa de la noche
4 personas
- 35
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 36
Recoger la vajilla
3 personas
- 37
Apagar la técnica
2 personas
- 38
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 39
Recoger la basura
3 personas
- 40
Limpiar la cocina
3 personas
- 41
Limpiar la sala de la iglesia
4 personas
- 42
Retirar la decoración
2 personas
- 43
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 44
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 45
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 12
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Micrófonoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
Decoración
- Banderas de Año Nuevocant. 4
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Velas LEDcant. 12
- Cartel de bienvenida
- Flechas para señalizacióncant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma al oficiante al principio. Sin esas dos confirmaciones no conviene cerrar el programa ni enviar las invitaciones; deja al menos 4 semanas para coordinar cambios.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Usa una fecha límite de 7 días antes del servicio para saber cuántas raciones, vasos, platos y cubiertos necesitas.
- Asigna voluntarios por funciones concretas, no solo por turno: recepción, cuidado infantil, café, aperitivos y desmontaje. Prepara al menos una persona responsable de cada zona y entrega el programa impreso antes de abrir las puertas.
- Haz una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, pantalla, cables y regletas en la misma sala y con el programa que se utilizará.
- El día del servicio, termina primero la disposición de sillas, mesas y escenario; después coloca decoración, recepción, café y aperitivos. Reserva 60 minutos para conectar la técnica y hacer una comprobación final antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Servicio de Año Nuevo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, confirmar al oficiante y los músicos, enviar invitaciones y cerrar las inscripciones antes de comprar alimentos.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Fija el cierre 7 días antes del servicio. Así puedes calcular las raciones, comprar los productos refrigerados y avisar a quienes preparan los aperitivos y las bebidas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba micrófonos, altavoces, proyector, portátil, cables y regletas en la sala donde se celebrará el servicio.
- ¿Cuánto tarda el montaje de la sala?
- Reserva como mínimo 2 horas para colocar sillas y mesas, preparar el escenario, colgar la decoración, montar la recepción y conectar la técnica. Añade 30 minutos para café, aperitivos, programas y una revisión final.
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