Zo organiseer je een nieuwjaarsconcert

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna de artiesten en vraag meteen hun technische wensen, vervoer en benodigde muzieklessenaars op. Regel vervolgens vergunningen, verzekering, muziekrechten, catering en de kaartverkoop of aanmeldingen. In de laatste week draait alles om controle: bezoekerslijst, draaiboek, contactgegevens, techniek, drankkoeling en toegang tot de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Artiesteninformatie verzamelen
11
Technische wensen verzamelen
2 personen
12
Catering reserveren
13
Muziekrechten controleren
14
Programma afdrukken
2 personen
15
Polsbandjes of tickets bestellen
16
Artiestenvervoer bevestigen
17
Draaiboek afdrukken
2 personen
18
Contactlijst afdrukken
19
Weersverwachting controleren
20
Laatste bezoekerslijst maken
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Catering voorbereiden
4 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Ruimtes controleren
2 personen
26
Podium controleren
2 personen
27
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
28
Verlichting opbouwen
3 personen
29
Instrumenten klaarzetten
3 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
32
Lichtplan testen
2 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Entree inrichten
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
4 personen
38
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Nieuwjaarsbord plaatsen
41
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Briefing medewerkers geven
2 personen

Event

44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Deuren openen
3 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Garderobe beheren
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Concertprogramma uitvoeren
8 personen
51
Pauzedranken serveren
4 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
55
Nieuwjaarsborrel serveren
5 personen
56
Bezoekers begeleiden
3 personen
57
Muziek en licht bedienen
2 personen
58
Afscheid aankondigen
59
Deuren sluiten
2 personen
60
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Garderobe leeghalen
2 personen
62
Eten en drinken opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
68
Verlichting afbouwen
3 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Locatie opleveren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Karaffenaantal 20

Apparatuur

Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
DI-boxenaantal 4
Muziekstandaardlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 8
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Gouden slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Nieuwjaarsbordaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Menukaartstandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Serveerbestekaantal 24
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per optreden de duur, opbouwtijd en wisselmomenten, zodat artiesten en techniek met hetzelfde tijdschema werken.
Vraag technische informatie direct bij de artiesten op. Controleer onder meer microfoons, DI-boxen, luidsprekers, mengtafel, muziekstandaardlampen en het aantal vrije stroomgroepen voordat je materiaal huurt of vervoert.
Plan de publieksindeling op papier. Tel stoelen, tafels, garderoberekken en doorgangen per ruimte en houd nooduitgangen vrij; controleer dit uiterlijk bij het ophalen van de locatiesleutels.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet dranken op tijd koud en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassen bezoeker.
Maak uiterlijk één dag vooraf een geprinte contactlijst en een bezoekerslijst. Leg ook polsbandjes of tickets, reservebatterijen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar, zodat je op de concertdag niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik artiesten voor een nieuwjaarsconcert vastleggen?: Leg artiesten bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast, samen met datum, speeltijden en vergoeding. Vraag bij de bevestiging meteen technische wensen, vervoer en aankomsttijd op.
Hoeveel eerder moet ik een locatie voor een nieuwjaarsconcert reserveren?: Reserveer de locatie ongeveer 6 maanden vooraf, zeker als het concert rond de jaarwisseling plaatsvindt. Controleer direct capaciteit, podiumruimte, stroom, garderobe, nooduitgangen en toegangstijden.
Wanneer regel ik vergunningen en muziekrechten voor een nieuwjaarsconcert?: Controleer vergunningen en muziekrechten uiterlijk 8 tot 12 weken voor het concert. De exacte termijn hangt af van de locatie en gemeente, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een nieuwjaarsconcert?: Voor het eerste uur kun je rekenen met 2 tot 3 drankjes per volwassen bezoeker; daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie, water en alcoholvrije opties apart mee en koel de dranken uiterlijk op de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.