Organiser un concert du Nouvel An sans rien laisser au hasard

Un concert du Nouvel An se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les artistes, puis la salle, les autorisations et la technique. Les invitations et les inscriptions viennent ensuite, avec un suivi des besoins alimentaires et des contraintes des musiciens. La dernière semaine sert surtout à confirmer les horaires, le transport, le matériel et le déroulé. Le jour J, prévois assez de temps pour récupérer les clés, vérifier les espaces, installer la scène et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler les informations sur les artistes
11
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
12
Réserver le catering
13
Vérifier les droits musicaux
14
Imprimer le programme
2 personnes
15
Commander des bracelets ou des billets
16
Confirmer le transport des artistes
17
Imprimer le déroulé
2 personnes
18
Imprimer la liste de contacts
19
Vérifier les prévisions météo
20
Préparer la liste finale des visiteurs
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Préparer le service traiteur
4 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Récupérer les clés du lieu
25
Vérifier les espaces
2 personnes
26
Vérifier le podium
2 personnes
27
Installer le matériel sonore
4 personnes
28
Monter l’éclairage
3 personnes
29
Installer les instruments
3 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Effectuer la vérification du son
4 personnes
32
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Aménager l’entrée
2 personnes
36
Aménager le vestiaire
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer le panneau du Nouvel An
41
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Briefer les collaborateurs
2 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Gérer le vestiaire
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Exécuter le programme du concert
8 personnes
51
Servir les boissons de pause
4 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
55
Servir l’afterwork du Nouvel An
5 personnes
56
Guider les visiteurs
3 personnes
57
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
58
Annoncer le départ
59
Fermer les portes
2 personnes
60
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

61
Vider le vestiaire
2 personnes
62
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
68
Démonter l’éclairage
3 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Remettre le lieu en état
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 4
Éléments de podiumqté 6
Pupitres de musiqueqté 12
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 20

Équipement

Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 8
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Guirlandes doréesqté 12
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Plaque du Nouvel Anqté 2
Nappesqté 16
Présentoirs de menuqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Couverts de serviceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par bloquer la date, le programme et la salle avant d’envoyer la moindre invitation. Vérifie ensuite les autorisations, l’assurance et les droits musicaux : ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Demande les besoins techniques des artistes au moment de leur confirmation, pas quelques jours avant le concert. Fais préciser les microphones, pieds, boîtiers DI, pupitres, éclairages et branchements nécessaires.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Tu pourras alors établir la liste finale des visiteurs, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le service traiteur.
Prépare deux documents imprimés pour l’équipe : le déroulé avec les horaires et la liste des contacts. Garde aussi une version numérique sur un ordinateur portable, mais ne compte pas uniquement sur une connexion Internet.
Le jour du concert, récupère les clés et vérifie les espaces avant l’arrivée du public, idéalement 3 heures à l’avance. Teste la sonorisation, les éclairages, les rallonges et les multiprises, puis refroidis les boissons avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du Nouvel An ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, réserver la salle et régler les autorisations. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et la liste finale des visiteurs.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert du Nouvel An ?: Envoie-les dès que la date, le programme, la salle et les artistes sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement.
Quand vérifier le matériel technique des artistes ?: Recueille les besoins techniques au moment de la confirmation des artistes, puis fais un contrôle final 3 à 5 jours avant le concert. Teste chaque microphone, haut-parleur, câble, rallonge et source électrique sur place.
Que faut-il préparer le jour du concert ?: Arrive environ 3 heures avant l’ouverture pour récupérer les clés, vérifier les espaces et installer le mobilier, la scène et la technique. Termine ensuite le service traiteur, refroidis les boissons et place les programmes ou billets à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.