Cómo organizar un Concierto de Año Nuevo sin imprevistos
Un Concierto de Año Nuevo combina música en directo, recepción de invitados y servicio de bebidas o catering, así que conviene trabajar con un calendario cerrado. Empieza fijando la fecha y el programa, y confirma pronto a los artistas, el lugar, los permisos y el seguro. Después organiza las inscripciones, las necesidades técnicas y la comida. La última semana sirve para imprimir documentos, cerrar la lista de visitantes y comprobar que el montaje, el transporte y el equipo están coordinados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Confirmar a los artistas
2 personas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Redactar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar información de los artistas
- 11
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 12
Reservar el catering
- 13
Comprobar los derechos de música
- 14
Imprimir el programa
2 personas
- 15
Pedir pulseras o entradas
- 16
Confirmar el transporte de los artistas
- 17
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
- 18
Imprimir la lista de contactos
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Hacer la lista final de visitantes
2 personas
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Preparar el catering
4 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Recoger las llaves del recinto
- 25
Comprobar los espacios
2 personas
- 26
Comprobar el escenario
2 personas
- 27
Montar el equipo de sonido
4 personas
- 28
Montar la iluminación
3 personas
- 29
Preparar los instrumentos
3 personas
- 30
Probar los micrófonos
2 personas
- 31
Realizar la prueba de sonido
4 personas
- 32
Probar el plan de iluminación
2 personas
- 33
Colocar las sillas
4 personas
- 34
Montar mesas
3 personas
- 35
Montar la entrada
2 personas
- 36
Montar el guardarropa
2 personas
- 37
Montar el buffet de catering
4 personas
- 38
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 39
Colgar la decoración
3 personas
- 40
Colocar el cartel de Año Nuevo
- 41
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
- 42
Comprobar los baños
- 43
Dar briefing al personal
2 personas
Evento
- 44
Recibir a los artistas
2 personas
- 45
Abrir las puertas
3 personas
- 46
Recibir a los visitantes
4 personas
- 47
Repartir el programa
2 personas
- 48
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 49
Dar el discurso de apertura
- 50
Ejecutar el programa del concierto
8 personas
- 51
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 52
Servir aperitivos
4 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Realizar la segunda parte del concierto
8 personas
- 55
Servir el brindis de Año Nuevo
5 personas
- 56
Guiar a los visitantes
3 personas
- 57
Controlar la música y la iluminación
2 personas
- 58
Anunciar la despedida
- 59
Cerrar las puertas
2 personas
- 60
Despedir a los artistas
2 personas
Seguimiento
- 61
Vaciar el guardarropa
2 personas
- 62
Recoger comida y bebida
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Retirar la decoración
3 personas
- 67
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
- 68
Desmontar la iluminación
3 personas
- 69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 70
Inventariar materiales
2 personas
- 71
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 72
Entregar la ubicación
2 personas
- 73
Registrar objetos perdidos
- 74
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesascant. 12
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 4
- Piezas de escenariocant. 6
- Atriles de músicacant. 12
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Jarrascant. 20
Equipo
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cajas DIcant. 4
- Lámparas de atrilcant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 8
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Iluminación ambientalcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Iluminación de emergenciacant. 4
Decoración
- Guirnaldas doradascant. 12
- Globoscant. 150
- Pesos para globoscant. 12
- Plato de Año Nuevocant. 2
- Mantelescant. 16
- Soportes para cartas del menúcant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Cubiertos de serviciocant. 24
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 8
- Abrebotellascant. 6
- Sacacorchoscant. 4
- Papeleracant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Cestos para la ropacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los artistas antes de enviar las invitaciones. Pídeles con tiempo sus necesidades técnicas, datos de contacto y requisitos de transporte para no descubrir problemas cuando ya esté reservado el escenario.
- Comprueba permisos, seguro y derechos de música antes de anunciar el concierto. Estas gestiones suelen retrasarse más que la impresión del programa o de las entradas, y pueden condicionar el uso del recinto.
- Haz una prueba técnica completa, no solo una prueba de micrófonos. Revisa mesa de mezclas, altavoces, cajas DI, focos, lámparas de atril, cables, regletas y canaletas, dejando libres las salidas y la iluminación de emergencia.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes de comprar. Con la cifra final puedes calcular sillas, mesas, vajilla, copas, vasos, tazas, platos y bandejas sin improvisar durante el montaje.
- El día anterior enfría las bebidas y prepara el material impreso: programa, plan de trabajo, lista de contactos y lista final de visitantes. Reserva un margen de al menos 60 minutos para recoger las llaves, comprobar las salas y corregir la distribución.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Año Nuevo?
- Empieza al menos 8-12 semanas antes para fijar el programa, confirmar artistas, reservar el lugar y revisar permisos, seguro y derechos de música. Dedica la última semana a cerrar invitados, catering, transporte y montaje.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto de Año Nuevo?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando la fecha, el programa y el lugar estén confirmados. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para recopilar preferencias dietéticas y preparar la lista final de visitantes.
- ¿Qué hay que comprobar del equipo de sonido el día del concierto?
- Haz la prueba entre 2 y 3 horas antes de recibir al público. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cajas DI, portátil, baterías, cables alargadores y regletas, y deja protegidos los cables con canaletas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el recinto?
- Reserva como mínimo 3 horas si hay escenario, atriles, sillas, mesas, catering, iluminación y sonido. Añade 60 minutos de margen para recoger las llaves, revisar los espacios, probar el equipo y resolver cambios de última hora.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!