Zo organiseer je een netwerkworkshop

Een netwerkworkshop staat of valt met een strakke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna inschrijvingen, begeleiding en materialen. Plan werkvormen die deelnemers actief met elkaar laten werken en sluit de deelnemerslijst op tijd af voor naamkaartjes, werkbladen en catering. Test presentatie, beamer, HDMI-kabel en microfoon vóór de start. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een ingerichte registratietafel, duidelijke deelnemersinformatie en een laatste controle van koffie, water en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Workshopbegeleider briefen
11
Werkvormen voorbereiden
2 personen
12
Presentatie controleren
13
Deelnemerslijst afsluiten
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Werkbladen printen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Catering controleren
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Presentatie testen
2 personen
25
Catering klaarzetten
3 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
27
Ontvangstteam instrueren
2 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Opening verzorgen
2 personen
31
Workshop begeleiden
2 personen
32
Werkvormmaterialen uitdelen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
35
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
36
Netwerkrondes begeleiden
2 personen
37
Buffet uitserveren
3 personen
38
Buffet bijvullen
2 personen
39
Contactkaartjes verzamelen
40
Informele netwerkfase begeleiden
2 personen
41
Afscheid en afsluiting verzorgen
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Resterende catering verpakken
2 personen
44
Materialen verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
47
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Bedankbericht versturen
52
Contactgegevens delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Post-itsaantal 12
Werkbladenaantal 60
Contactkaartjesaantal 300
Pennendozenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 55
Naambadgehoudersaantal 55
Pennenaantal 60
Pijlbordjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer catering en workshopbegeleider zodra de datum staat, zodat dieetwensen en inhoud niet in de laatste week samenkomen.
Open het aanmeldformulier meteen na het versturen van de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de workshop. Dan heb je tijd voor bevestigingen, naamkaartjes, werkbladen en aangepaste catering.
Brief de workshopbegeleider minimaal 7 dagen vooraf over de doelgroep, beschikbare tijd en werkvormen. Controleer de presentatie op dezelfde dag als je laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel test.
Richt de ruimte in met tafels en stoelen voor de workshop en statafels voor informeel contact. Zet de registratietafel, naamkaartjes en deelnemersinformatie klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Zet koffie, water en andere dranken niet pas bij aanvang klaar. Controleer de catering, zet gekoelde dranken koud en leg kopjes, glazen, servies en serveermateriaal minimaal 30 minuten voor de start op hun plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een netwerkworkshop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de workshop de deelnemerslijst kunt sluiten.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een netwerkworkshop?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de workshop. Geef deelnemers daarna minstens 3 weken om zich aan te melden en stuur de praktische deelnemersinformatie 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een netwerkworkshop klaar te zetten?: Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, techniek en catering. Test de presentatie en microfoon uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een netwerkworkshop?: Vraag dieetwensen direct uit in het aanmeldformulier en controleer ze bij de bevestiging. Geef de definitieve lijst uiterlijk 5 werkdagen voor de workshop door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.