Cómo organizar un taller de networking paso a paso

Un taller de networking funciona cuando el programa, las inscripciones y las dinámicas están cerrados antes de ocuparte del montaje. Empieza fijando la fecha, la duración y el objetivo de cada bloque; después reserva el espacio y el catering según el número previsto. Deja una fecha límite clara para confirmar asistentes y recopilar preferencias dietéticas. El día del taller, prueba la presentación, prepara el registro y coloca los materiales antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Reservar el catering
4
Redactar invitaciones
5
Enviar invitaciones
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
8
Confirmar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Informar al coordinador del taller
11
Preparar las dinámicas
2 personas
12
Comprobar la presentación
13
Cerrar la lista de participantes
14
Enviar información a los participantes
15
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
16
Imprimir hojas de trabajo
17
Hacer la compra
2 personas
18
Comprobar el catering
19
Enfriar las bebidas
2 personas
20
Reunir los materiales
2 personas

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Colocar mesas y sillas
3 personas
23
Montar la mesa de registro
2 personas
24
Probar la presentación
2 personas
25
Preparar la restauración
3 personas
26
Preparar tarjetas con nombres
27
Instruir al equipo de recepción
2 personas
28
Registrar a los participantes
3 personas
29
Servir café y té
2 personas
30
Encargarse de la inauguración
2 personas
31
Guiar el taller
2 personas
32
Repartir materiales de trabajo
2 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
35
Montar el aperitivo de networking
3 personas
36
Coordinar las rondas de networking
2 personas
37
Servir el buffet
3 personas
38
Reponer el bufé
2 personas
39
Recopilar tarjetas de contacto
40
Guiar la fase informal de networking
2 personas
41
Encargarse de la despedida y el cierre
2 personas
42
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

43
Empaquetar el catering restante
2 personas
44
Reunir los materiales
3 personas
45
Lavar la vajilla
2 personas
46
Clasificar y retirar residuos
2 personas
47
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
48
Limpiar el lugar
3 personas
49
Apagar el equipo
2 personas
50
Devolver los objetos prestados
2 personas
51
Enviar mensaje de agradecimiento
52
Compartir los datos de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Cuencos de serviciocant. 10
Bandejas de servircant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico
Altavoz Bluetoothcant. 2
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Post-itscant. 12
Tableros de trabajocant. 60
Tarjetas de contactocant. 300
Cajas para bolígrafoscant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Abrebotellascant. 3

Decoración

Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 55
Portanombrescant. 55
Bolígrafoscant. 60
Carteles de flechascant. 8
Arreglos floralescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubos de limpiezacant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3

Iluminación

Luces decorativascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Reserva bloques de 15 a 20 minutos para las dinámicas y deja al menos 10 minutos entre actividades para cambiar de pareja o grupo.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite de 5 a 7 días antes del taller. Así puedes confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y ajustar el catering sin improvisar.
Envía la información práctica a los participantes 2 o 3 días antes: hora de llegada, dirección, programa y qué deben llevar. Prepara las tarjetas con nombres y la mesa de registro con antelación.
Comprueba la presentación y prueba el proyector, el cable HDMI, el micrófono y el altavoz al menos 60 minutos antes de abrir la ubicación. Lleva cables alargadores y regletas accesibles, no escondidos detrás de las mesas.
Calcula la distribución del espacio antes del montaje: mesas y sillas para el trabajo, mesas altas para las pausas y un punto separado para bebidas y catering. Enfría las bebidas y prepara tazas, vasos, platos y cubiertos antes de que empiece la primera dinámica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de networking?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, programa y catering. Abre las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes y cierra la lista entre 5 y 7 días antes.
¿Cuánto dura un taller de networking?: Reserva entre 2 y 4 horas, según el número de dinámicas y pausas. Una estructura práctica incluye una bienvenida de 15 minutos, bloques de networking de 20 a 30 minutos y descansos de 10 minutos.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las dietas?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las cantidades con el catering entre 5 y 7 días antes. Añade algunas raciones extra, normalmente un 5-10 %, para cubrir cambios de última hora.
¿Qué hay que preparar el día del taller?: Llega al menos 90 minutos antes para abrir el espacio, colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar el catering. Haz una última prueba técnica 60 minutos antes y deja listos los materiales de trabajo antes de recibir a los participantes.

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