Organiser un atelier de réseautage, étape par étape

Un atelier de réseautage demande plus qu’une date et quelques invitations. Commence par fixer le programme, réserver le lieu et le traiteur, puis construis le parcours d’inscription autour du nombre de participants attendu. Les besoins alimentaires, les méthodes de travail et le matériel de présentation doivent être verrouillés avant la dernière semaine. Le jour J, prévois un accueil séparé, des badges prêts et un test technique avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Confirmer les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Briefer l’animateur de l’atelier
11
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
12
Vérifier la présentation
13
Clôturer la liste des participants
14
Envoyer les informations aux participants
15
Créer des badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les feuilles de travail
17
Faire les courses
2 personnes
18
Vérifier le catering
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Tester la présentation
2 personnes
25
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
27
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
28
Enregistrer les participants
3 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Assurer l’ouverture
2 personnes
31
Animer l’atelier
2 personnes
32
Distribuer le matériel d’animation
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
35
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
36
Animer les rondes de réseautage
2 personnes
37
Servir le buffet
3 personnes
38
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
39
Rassembler les cartes de contact
40
Encadrer la phase de réseautage informelle
2 personnes
41
Organiser l’au revoir et la clôture
2 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Emballer le catering restant
2 personnes
44
Rassembler le matériel
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
47
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
3 personnes
49
Éteindre l’équipement
2 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Envoyer un message de remerciement
52
Partager les coordonnées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Enceinte Bluetoothqté 2
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Post-itqté 12
Feuilles de travailqté 60
Cartes de visiteqté 300
Boîtes à stylosqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 55
Supports de badges nominatifsqté 55
Stylosqté 60
Panneaux de directionqté 8
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les horaires, le lieu et le format de l’atelier dès l’invitation.
Laisse au moins 3 semaines entre l’envoi des invitations et la clôture des inscriptions. Utilise le formulaire pour recueillir les besoins alimentaires et confirme ensuite chaque inscription.
Réserve le traiteur après avoir estimé le nombre de participants, puis arrête la liste définitive 5 à 7 jours avant l’atelier. Ce délai permet d’ajuster les portions et les régimes particuliers.
Prépare les badges nominatifs et les feuilles de travail la veille, à partir de la liste confirmée. Garde quelques badges vierges pour les corrections ou les inscriptions de dernière minute.
Ouvre le lieu au moins 90 minutes avant le début. Installe les tables, les chaises et la table d’inscription, puis teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le micro et l’enceinte avant de mettre le service traiteur en place.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier de réseautage ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’atelier afin de confirmer le traiteur, les badges et les feuilles de travail.
Combien de temps prévoir pour installer un atelier de réseautage ?: Prévois au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Compte environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 20 minutes pour l’accueil et le matériel, puis 15 à 20 minutes pour tester la présentation et le son.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmets le nombre définitif 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir clôturé les inscriptions. Signale au même moment les besoins alimentaires afin d’éviter les ajustements improvisés le jour J.
Que faut-il tester avant le début de l’atelier ?: Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et le micro au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifie aussi que les boissons sont froides et que les tasses, verres, assiettes et couverts sont disponibles.

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