Zo organiseer je een netwerklunch zonder chaos

Begin een netwerklunch niet met de tafels, maar met het doel en het programma. Bepaal eerst hoeveel gasten je verwacht, wanneer de uitnodigingen eruit gaan en hoe lang het inhoudelijke deel duurt. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt en leg daarna pas de zaalindeling, naamkaartjes en netwerkvragen vast. Op de dag zelf draait veel om timing: catering controleren, koffie en thee klaarzetten, gasten registreren en zorgen dat materialen op tijd in de ruimte zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie en zaal reserveren
5
Cateringbestelling plaatsen
6
Programma en tijdschema maken
7
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
8
Aanmeldlijst actualiseren
9
Netwerkvragen afdrukken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Catering controleren
2 personen
12
Locatiesleutels ophalen
13
Materialen naar locatie brengen
2 personen
14
Ruimte ventileren
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen opstellen
2 personen
17
Buffettafel inrichten
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
20
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
21
Naamkaartjes uitstallen
22
Netwerkvragen uitstallen
23
Luncharangement controleren
2 personen

Event

24
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
25
Gasten registreren
2 personen
26
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Lunchbuffet openen
2 personen
29
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
30
Dieetgerechten aanwijzen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Gebruikt servies afruimen
2 personen
33
Netwerkronde begeleiden
34
Koffie en thee bijvullen
35
Laatste hapjes serveren
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Buffet afbreken
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Ruimte schoonmaken
2 personen
42
Materialen controleren
43
Locatie afsluiten
44
Huurmaterialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven materialen opbergen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Statafelsaantal 4

Servies

Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 48
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 48
Naamkaartjesaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmelddeadline minimaal 7 dagen vóór de lunch. Werk de aanmeldlijst daarna dagelijks bij, zodat je cateringbestelling het juiste aantal gasten en dieetwensen bevat.
Maak het tijdschema in blokken van 15 tot 30 minuten. Reserveer naast de lunch tijd voor ontvangst, registratie en netwerkgesprekken; anders loopt het programma al vóór het eten uit.
Controleer de zaal minstens 2 uur voor ontvangst. Zet tafels, stoelen, buffettafels en statafels klaar, ventileer de ruimte en test koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren.
Leg naamkaartjes en netwerkvragen bij de ontvangstbalie klaar voordat de eerste gast binnenkomt. Zet de aanmeldlijst op papier of op een apparaat dat ook zonder wifiverbinding bruikbaar is.
Tel servies, bestek en glazen op basis van het definitieve aantal gasten en houd enkele extra sets achter de hand. Zet dranken koud, controleer het luncharangement en wijs één persoon aan voor de ontvangstbalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerklunch organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de datum, locatie en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de lunch, zodat je catering, dieetwensen en naamkaartjes op tijd kunt afronden.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een netwerklunch?: Bestel voor het definitieve aantal aangemelde gasten en tel ongeveer 5 tot 10 procent extra porties of brood mee. Geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de cateraar, zodat aparte maaltijden niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Hoe vroeg moet de ruimte klaar zijn voor een netwerklunch?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd vóór de ontvangst. In die tijd kun je de zaal ventileren, tafels en stoelen plaatsen, het buffet inrichten, koffie en thee klaarzetten en de techniek controleren.
Hoe voorkom ik lange rijen bij de ontvangst van een netwerklunch?: Zet de ontvangstbalie minstens 30 minuten vóór aanvang klaar en laat bij meer dan 40 gasten twee mensen registreren. Leg naamkaartjes alfabetisch uit en houd de actuele aanmeldlijst direct beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.